Założenia projektu:

Potrzeba realizacji projektu:

• Podniesienie konkurencyjności PIKA w stosunku do firm oferujących usługi archiwizacyjne wyłącznie w formie papierowej.
• Wzrost znaczenia cyfrowej archiwizacji dokumentów na rynku.
• Wyjście na przeciw oczekiwaniom i potrzebom klienta - optymalizacja procesów
• Szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów
• Kompleksowość procesów.

Cel projektu:

• Wdrożenie innowacyjnej technologii cyfrowej archiwizacji dokumentów.
• Poszerzenie oferty usług o rozwiązania którymi dysponują obecnie nieliczne firmy w Polsce.
• Zapewnienie klientom znacznie szybszego dostępu do informacji oraz dokumentów.
• Zwiększenia bezpieczeństwa danych poprzez zarządzenie dostępem do dokumentów.

Działania - wdrożenie nowej technologii

Wdrażana w ramach projektu nowa technologia archiwizacji cyfrowej dokumentów będzie jednym z najbardziej innowacyjnych rozwiązań technicznych w Polsce.

W ramach projektu zostały zakupione najwyższej klasy urządzanie oraz system informatyczny sterującego całym procesem.

• Zakup skanerów marki BB&H, Fujitsu (wysoko i średniowydajne).
• Zakup systemu informatycznego do archiwizacji cyfrowej dokumentów.
• Zakup stanowisk roboczych do obsługi skanerów oraz całości procesu,
• Zakup serwerów do przetwarzania dokumentacji cyfrowej oraz jej zabezpieczenia.

System archiwizacji cyfrowej - nowa usługa

Wdrożony system informatyczny archiwizacji cyfrowej jest zbudowany w oparciu o najnowocześniejsze metody projektowania i realizowania aplikacji rozproszonych.

Działania systemu archiwizacji cyfrowej:

• Zapewnienie prostego i szybkiego dostępu di dokumentów za pomocą przeglądarki www.
• Przeszukiwanie danych z możliwością przeszukiwania pliku pełnotekstowego.
• Ściąganie plików w zdefiniowanym formacie i umieszczenie ich w odpowiednich folderach.
• Zabezpieczenie przechowywanych danych poprzez określenie praw dostępu.
• Przechowywanie historii działań użytkowników.
• Automatyczna statystyka realizowanych procesów dla klienta.

Najważniejsze funkcje systemu archiwizacji cyfrowej:

• Wyszukiwanie informacji,
• Skanowanie i rozpoznawanie pisma (OCR),
• Obsługa archiwum elektronicznego,
• Definiowanie procesów,
• Przypisanie do danych kategorii dokumentów,
• Kancelaria,
• Raportowanie,
• Kartoteki

System archiwizacji cyfrowej - nowy proces

Podstawowy zakres usługi cyfrowej archiwizacji dokumentów obejmuje:

• tworzenie dokumentów elektronicznych w oparciu o dokumenty papierowe,
• magazynowanie dokumentów papierowych,
• wprowadzanie dokumentów elektronicznych do bazy danych,
• bezpieczny, zdalny dostęp do bazy dokumentów poprzez internet,
• dostarczanie dokumentów elektronicznych na mediach przenośnych.

Korzyści wdrożenia nowej usługi

Korzyści związane z wprowadzeniem systemu archiwizacji cyfrowej:

• redukcja czasu i kosztów przetwarzania dokumentów;
• redukcja zasobów ludzkich zaangażowanych w obieg dokumentów papierowych;
• redukcja czasu i kosztów dostępu do poszukiwanych dokumentów;
• uporządkowanie, usprawnienie i standaryzacja procedur wewnętrznych;
• koordynacja przetwarzania dokumentów wielu typów i z wielu lokalizacji;
• szerokie możliwości konfiguracji raportowania i wyszukiwani danych;
• podwyższenie poziomu bezpieczeństwa dostępu do dokumentów i danych;
• całkowite pozbycie się papieru;
• wyższy poziom obsługi klienta dzięki automatyzowaniu standardowych procesów i szybkiemu dostępowi do żądanych informacji.
• Można ten slajd podzielić na dwie części i dodać zdjęcia

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Innowacyjna Gospodarka działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B