Opis infrastruktury magazynowej

Nasze archiwa znajdują się w ważnych punktach logistycznych w Polsce:

• Centrum Logistyczne (Archiwum) - Warszawa 05-850 Ołtarzew, ul. Ceramiczna 7
• Centrum Logistyczne (Archiwum) - Gdańsk 80-298 Gdańsk, ul. Spadochroniarzy 7
• Centrum Logistyczne (Archiwum) - Gdańsk II 80-718 Gdańsk, ul. Elbląska 110
• Centrum Logistyczne (Archiwum) - Łódź 91-342 Łódź, ul. Zbąszyńska 3
• Centrum Logistyczne (Archiwum) - Katowice 40-389 Katowice, ul. Ks. mjr Karola Woźniaka 15
• Centrum Logistyczne (Archiwum) - Wrocław 55-040 Bielany Wrocławskie, ul. Logistyczna 1

Bezpieczeństwo

1. Lokalizacja archiwów: pozwala na dogodny dojazd pojazdów służb porządkowych, ratowniczych oraz na sprawne przemieszczanie dokumentów.

2. Wyposażenie obiektów:

• systemy sygnalizacji ppoż.,
• systemy antywłamaniowe,
• systemy kontroli dostępu do pomieszczeń,
• system telewizji przemysłowej.

3. System informatyczny:

• wykorzystuje technologię kodów kreskowych, która pozwala między innymi na:
• identyfikowanie każdej jednostki,
• utrzymanie anonimowości pudeł zbiorczych,
• bezbłędne lokalizowanie obiektów w magazynie,
• daje dostęp do bazy wyłącznie upoważnionym pracownikom,
• gromadzi historyczne dane o wszystkich operacjach i osobach je wykonujących,
• posiada mechanizm backup'u danych.

4. Procedury i plany niezakłóconego działania, gwarantujące funkcjonowanie w sytuacjach krytycznych.

5. Polisa ubezpieczeniowa.

W pomieszczeniach magazynów archiwalnych utrzymane są właściwe warunki (temperatura i wilgotność powietrza), zgodne z normami ustalonymi dla przechowywania dokumentacji.

Centrum Logistyczne

W 2008 roku otworzyliśmy nasze nowe Centrum Logistyczne w Gdańsku. Obiekt ten jest bardzo nowoczesnym centrum oferującym "pod jednym dachem" specjalistyczny magazyn (15-metrowej wysokości!) z unikalną konstrukcją regałów, przestronną niszczarnią oraz zapleczem operacyjnym zdolnym do realizacji wielu usług, takich jak skanowanie, obsługa kancelaryjna, wprowadzanie danych etc. Dzięki położeniu w pobliżu lotniska i obwodnicy jest świetnie skomunikowany z lokalizacjami naszych Klientów.

Sposób przechowywania i procesy obsługi

Dokumenty mogą być przechowywane w naszych standardowych pudłach archiwizacyjnych lub (opcjonalnie) w Państwa kartonikach lub w innych ustalonych opakowaniach.

Standardowe pudła archiwizacyjne PIKA:

• szerokość - 34 cm
• długość - 42 cm
• wysokość - 26 cm

Wewnątrz dokumenty będą posegregowane w pakiety, dzięki czemu proces ich późniejszego wyszukiwania będzie niezwykle szybki. Pudła zostaną oznakowane unikalnym kodem kreskowym i przewiezione do Archiwum PIKA.

Pudła mogą być dodatkowo plombowane. Rozwiązanie to ma sens szczególnie w odniesieniu do dokumentów o szczególnym znaczeniu, np. planów awaryjnych.

Typowy proces obsługi:

1. Zamówienia na oryginały dokumentów mogą być składane e-mailem lub faksem.
2. Weryfikacja upoważnienia.
3. Wyszukanie dokumentów w systemie elektronicznym.
4. Fizyczne wyszukanie dokumentów w archiwum.
5. Dostawa (oryginał/kopia/faks/skan). Oryginały lub kopie mogą być dostarczane naszym transportem lub przesyłką kurierską.

Zamówienia na pudła/tomy/pakiety/dokumenty mogą być realizowane w wielu trybach, np.:

• standardowym - do końca kolejnego dnia roboczego od dnia złożenia zamówienia
• ekspresowym - 4 godziny od chwili złożenia zamówienia w godzinach pracy archiwum

Podane terminy obowiązują w obrębie aglomeracji, w której dokumenty są przechowywane.

Standardowe raporty:

• spisy zdawczo-odbiorcze (przyjętych obiektów do archiwum)
• raport ilościowy dotyczący obiektów przechowywanych w PIKA (opcjonalnie w podziale na MPK)
• raport z aktywności (zrealizowane zlecenia wyszukania i dostarczenia w podziale na tryby i usługi)
• spis obiektów wybrakowanych (lista obiektów, które mogą być zniszczone)
• Certyfikat Zniszczenia - dokument potwierdzający nieodwracalne zniszczenie wskazanych obiektów.

Powyższe raporty mogą być generowane bez dodatkowych kosztów. Istnieje możliwość przygotowywania innych ustalonych raportów. Warto zaznaczyć, że sposób przechowywania i obsługi możemy dostosować do Państwa specyficznych potrzeb - tworząc optymalny i unikalny model obsługi.

Przechowywanie i obsługa nośników

W ramach usług przechowywania możemy zaoferować również obsługę nośników danych.

Na proces ten składają się następujące usługi:

• regularne odbiory/dostawy
• oznakowanie każdego nośnika unikalnym kodem kreskowym
• przechowywanie ich w archiwum PIKA w specjalnym pomieszczeniu
• udostępnianie na życzenie Klienta

Pomieszczenie na nośniki jest wyodrębnione z powierzchni biurowej budynku. Dostęp do pomieszczenia mają jedynie upoważnieni pracownicy PIKA. Metalowe drzwi p/poż. są zabezpieczone elektroniczną kontrolą dostępu. Wejście jest kontrolowane również przez kamery zewnętrzne. Zapis jest przechowywany przez 30 dni.

Dodatkowym zabezpieczeniem taśm, zarówno w transporcie jak i przy przechowywaniu są pojemniki. Pojemnik najlepiej dopasowany wymiarami do wielkości typowych taśm LTO (111 x 113 x 28 mm) to model o wymiarach: 400 x 300 x 130 mm. Wymiar wewnątrzny pojemnika: 355 x 255 x 115 mm. Pojemność pojemnika to około 24 taśm typu LTO.
Pojemniki mogą być dodatkowo plombowane jednorazowymi, numerowanymi plombami.