Rodzaje dokumentów

Oferowane rozwiązanie uwzględnia dokumenty wszelkiego typu które mogą zostać przetworzone z postaci papierowej na elektroniczną, zarchiwizowane i udostępnione dla uprawnionych użytkowników. Większość dokumentów można podzielić pod wieloma względami między innymi merytorycznym, logicznym, fizycznym, itp. Przykładami dokumentów mogą być, polisy, wnioski, korespondencja, pisma, itp.), elektroniczne (zdjęcia, MS Word, MS Excel, itp.).

Skanowanie dokumentów

Wszelkie dokumenty mogą być archiwizowane poprzez skanowanie, odczyt informacji, indeksowanie oraz zapis w formie elektronicznej. Odbywa się to przy pomocy skanera. Przy jego pomocy dokumenty tradycyjne zamieniane są na postać elektroniczną z automatycznym odczytem informacji. Podczas skanowania mogą zostać zastosowane techniki odczytu OCR, OMR, ICR czy odczytu kodów kreskowych. Na etapie skanowania wprowadza się ponadto dodatkową walidację bądź z zewnętrznymi bazami danych bądź z elektronicznym archiwum w celu zabezpieczenia przed wielokrotnym wprowadzeniem (zeskanowaniem) tego samego dokumentu.

Organizacja archiwum

Organizacja elektronicznego archiwum CONTMAN Archive, a więc i wyszukiwanie dokumentów w systemie archiwizacji i udostępniania dokumentów CONTMAN Archive może odbywać się z następujących poziomów:

Klasy dokumentów - klasa dokumentów jest elektronicznym opisem dokumentów jednego typu (wydruki, obrazy, dokumenty PC). Wszystkie dokumenty są archiwizowane
w odpowiednich klasach, przy czym definicja klasy określa sposób ich archiwizacji, indeksy, fizyczną lokalizację, ochronę itp. Dla użytkownika końcowego klasa dokumentów jest identyfikowana poprzez zdefiniowane dla niej indeksy (np. dla klasy Umowa Abonencka: Nr umowy, Nr klienta, NIP klienta, Nazwa Klienta, Data wygaśnięcia, itp.). Oznacza to,że wszelkie dokumenty Klienta wyszukiwane mogą być za pomocą indeksów (słów kluczowych).

Łączniki - Łączniki umożliwiają wyszukanie dokumentów w kilku klasach (typach) dokumentów jednocześnie na podstawie wspólnych indeksów. Jako rezultat wyszukania wyświetlona jest łączna lista wystąpień szukanych dokumentów w obrębie każdej z klas. Np. wyszukując dokumenty przy użyciu łącznika Dokumenty abonenta, możliwe jest wyszukanie dokumentów w klasach Umowy Abonenckie, Regulaminy, Cennik, Protokoły, Aneksy itp., według wspólnych indeksów Nr klienta, Nazwa klienta.

Wyszukiwanie pełnotekstowe - funkcja ta umożliwia wyszukiwanie dokumentów po słowach i frazach zawartych w skanowanych dokumentach (po wcześniejszym przeprowadzeniu procesu OCR).

Podczas pracy z dokumentami możliwe jest realizowanie wielu funkcji, które również chronione są mechanizmami bezpieczeństwa, tj.:

• drukowanie raportów z listy znalezionych dokumentów,
• drukowanie dokumentów,
• zapisywanie na dysk,
• wysyłanie pocztą elektroniczną,
• nanoszenie komentarzy (notatek),
• nanoszenie adnotacji zaczerniania,
• nanoszenie adnotacji podkreślania,
• funkcje obrazowe (zoom, obrót, itp.),
• zmiana indeksów,
• wyświetlenie szczegółów dokumentu (atrybutów),
• zmiana indeksów,
• zmiana klas.

Dodatkowo w systemie CONTMAN Archive może zostać zdefiniowany kolejny indeks, informujący o fizycznym umiejscowieniu dokumentu zapewniający spójną i efektywną obsługę dokumentacji przedsiębiorstwa.

Archiwizacja dokumentów - etapy

Skanowanie

Pierwszym etapem archiwizowania dokumentów w oferowanym rozwiązaniu jest ich skanowanie. System CONTMAN Archive współpracuje z szerokim zakresem skanerów biurkowych i produkcyjnych. Obsługiwane są skanery o przepustowościach od poniżej 10 stron na minutę do powyżej 100 stron na minutę. Dodatkowo CONTMAN Archive obsługuje skanery jednostronne i dwustronne, zawsze w pełni wykorzystując możliwości podłączonego urządzenia.

Indeksowanie

Indeksowanie jest najbardziej krytycznym i potencjalnie najbardziej czasochłonnym krokiem w procesie przetwarzania dokumentów. Typowe instalacje do przetwarzania dokumentów z reguły wymagają większej ilości stanowisk indeksujących dla każdego pojedynczego skanera. Indeks jest kluczem do wyszukania dokumentu, W związku z powyższym CONTMAN Archive dostarcza metody niwelujących błędy operatorów i zwiększających prędkość indeksowania:

• rozpoznawanie kodów kreskowych,
• automatyczne przenoszenie danych z zewnętrznych systemów informatycznych (baz danych),
• listy rozwijane,
• zależne listy rozwijane,
• indeksowanie wielorekordowe,
• indeksowanie wykorzystujące dedykowane aplikacje,
• indeksowanie ręczne, pozostałe metody.

Zwolnienie

Ostatnim etapem procesu przetwarzania jest archiwizowanie dokumentów do serwera w celu ich długookresowego przechowywania. Okres przechowywania na medium pamięci masowej (np. dysk twardy, biblioteka dysków optycznych, itp.) może być osobno określony dla każdego typu dokumentu. CONTMAN Archive może automatycznie przenieść dokumenty z dysku twardego na inne medium po przekroczeniu zadeklarowanego okresu przechowywania. Na przykład, zwalniane obrazy mogą być natychmiast przesyłane na dyski optyczne lub przenoszone z dysku twardego na dyski optyczne, lub z dysku optycznego na taśmę, lub z dysku twardego na taśmę, bez udziału operatora.

Elektroniczna postać dokumentów

Każdy dokument będzie zamieniony na postać elektroniczną. Przechowywanie dokumentów stanie się łatwiejsze a praca z nimi szybsza i bardziej efektywna. Zniknie konieczność kopiowania dokumentów i ich rozsyłania. Dzięki postaci elektronicznej możliwe będzie zautomatyzowanie tych czynności.

Wszelkie dokumenty wprowadzane do systemu są kompresowane i kodowane tak, aby zajmowały jak najmniej przestrzeni dyskowej oraz ich odczyt był możliwy tylko przy użyciu autoryzowanego dostępu.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Dzięki wykorzystaniu odpowiednich interfejsów możliwe jest zintegrowanie oferowanego rozwiązania praktycznie z dowolnym systemem zewnętrznym już pracującym w firmie. Integracja taka polega na połączeniu systemu CONTMAN Archive na przykład z istniejącym w firmie systemie biznesowym. Dzięki takiej integracji użytkownicy otrzymają rozszerzenie dotychczasowych funkcji systemu, z którym pracowali o dostęp do elektronicznego archiwum. Integracja taka polega na połączeniu systemu CONTMAN Archive na przykład z istniejącym w firmie systemem biznesowym lub produkcyjnym.

U większości swoich klientów CONTMAN wykonał integrację systemu CONTMAN Archive z zewnętrznymi systemami informatycznymi (z systemami MRPII/ERP, systemami pracy grupowej, systemami CRM, systemami obiegu dokumentów, itp.). Dzięki integracji między elektronicznym archiwum, a systemami pracującymi w firmie możliwy jest natychmiastowy dostęp do dokumentów związanych z danym klientem. Istnieje pełna możliwość wyszukiwania dokumentów według wybranych indeksów w tym: numerze umowy kredytu, numerze czy nazwie skróconej kontrahenta czy dostawcy. Pracując w systemie ERP, wystarczy wybrać klienta czy numer umowy, aby otrzymać na ekranie komplet dokumentów związanych z daną sprawą. Ponadto wymieniane mogą być dane pomiędzy systemem ERP a systemem CONTMAN Archive.

Łączenie dokumentów

Dzięki podziałowi dokumentów na typy, a następnie opisywanie ich przy pomocy indeksów (słów kluczowych) możliwe jest łączenie całych grup dokumentów w określone sprawy. Przykładem może być łączenie wszystkich dokumentów związanych z określonym klientem. Dzięki temu osoba kontrolująca przebieg sprawy będzie po pierwsze mogła sprawdzić, na jakim etapie jest realizowana, a po drugi, jakie dokumenty zostały zgromadzone i opracowane.

Dostęp do dokumentów

Proponowany system posiada pełną kontrolę dostępu do dokumentów, zarówno przez poszczególnych pracowników jak i grupy. Ponadto posiada pełną ewidencję zdarzeń podczas pracy z dokumentami. W łatwy sposób można nadać jak i usunąć uprawnienia dostępu; skontrolować, kto, kiedy i z jakiego miejsca sięgał do wybranych dokumentów. Drugim ważnym elementem systemu jest zapewnienie nieprzerwanego dostępu do dla uprawnionych pracowników całej firmy w tym centrali, placówek regionalnych.

Skalowalność rozwiązania

Skalowalność rozwiązania obejmuje wszystkie moduły. Elektroniczne archiwum CONTMAN Archive jest rozwiązaniem w pełni skalowanym. Umożliwia kosztowo - efektywne przetwarzanie w instalacjach średniej wielkości, które mogą zostać w dowolnym momencie rozszerzone do bardzo dużych instalacji.

Całość procesu skanowania oparta jest na przetwarzaniu wsadowym tzn. obsłudze grup dokumentów tego samego rodzaju np. faktury, umów, aneksów do umów. W dowolnym momencie dostępny jest szczegółowy opis stanu każdego wsadu, każdego dokumentu wewnątrz wsadu i każdej strony dokumentu. W każdym momencie jest też możliwe zawieszenie przetwarzania wsadu, powtórne uruchomienie przetwarzania lub skierowanie go do innej kolejki zadań.

Pojemność systemu

System przetwarzania i przechowywania dokumentów zaopatrzony może zostać w dyskowy moduł rozszerzeń - macierz dyskową. W trakcie użytkowania możliwe jest dodawanie nowych dysków twardych, co pozwoli na przechowanie praktycznie nieograniczonej ilości dokumentów. Ponadto proponowane rozwiązanie jest w pełni zabezpieczone (z uwzględnieniem RAID 5 oraz zapisu na taśmy).

Uprawnienia w systemie CONTMAN Archive

System CONTMAN Archive posiada bardzo rozbudowane mechanizmy ochrony zarchiwizowanych dokumentów, bazujące na użytkownikach (wewnętrznych i zewnętrznych LDAP/Active Directory) i grupach. Do nawiązania połączenia w systemie CONTMAN Archive niezbędne jest podanie nazwy użytkownika i hasła. Po sprawdzeniu poprawności podanych wartości, system CONTMAN Archive buduje interfejs użytkownika w oparciu o posiadane przez użytkownika prawa. Każdy element obszaru opcji, roboczego i akcji zależy od posiadanych praw.

Ochrona w systemie CONTMAN Archive realizowana jest na poziomie aplikacji, teczek, klas dokumentów i przeglądarki. Ochrona aplikacji oznacza, że zawansowane funkcje konfiguracyjne systemu CONTMAN Archive są możliwe do wykonania tylko przez ściśle określonych użytkowników, posiadających prawa administratora. Jeżeli użytkownik posiada prawa administratora, jego obszar opcji jest rozszerzony o gałąź Administracja z poziomu, której możliwe jest konfigurowanie i śledzenie stanu aplikacji. Dodatkowo z poziomu obszaru akcji użytkownicy z prawem administratora mają dostępną opcję ochrony dla teczek. Uruchomienie i konfiguracja ochrony aplikacji jest tożsame z nadaniem praw administratora dla wybranych użytkowników.

Ochrona klas dokumentów

Każda klasa dokumentów utworzona w systemie CONTMAN Archive jest chroniona. Dla użytkownika lub grupy możliwe jest zdefiniowanie praw: Brak, Odczyt, Modyfikacja, Usuwanie i Zwalnianie.

Ochrona przeglądarki

Przeglądarka dokumentów systemu CONTMAN Archive jest chroniona prawami do wysyłania, zapisywania i drukowania wyświetlonych dokumentów oraz prawami do adnotacji zaczernienia, podświetlenia i notatek. Ochronę przeglądarki definiuje się na poziomie klasy dokumentów. Ochrona przeglądarki stanowi rozszerzenie ochrony klasy dokumentów.

Operacje limitowane prawami

Operacje możliwe do wykonanie na zarchiwizowanych dokumentach są limitowane kombinacją praw do klasy dokumentów i teczki, w której są zawarte. Poniższa tabela zawiera kombinacje minimalnych praw do klasy dokumentów i teczki, które umożliwiają wykonanie odpowiednich operacji.

Aplikacja CONTMAN Scan

CONTMAN Scan to autorska aplikacja zapewniająca zaawansowane przetwarzanie dokumentów papierowych. Od momentu pojawienia się na rynku uważana jest za najlepszą
w swojej kategorii. Dzięki wykorzystaniu nowych technologii oraz doświadczenia firmy CONTMAN Sp. z o.o., aplikacja ta spełnia wymagania związane z współpracą z najbardziej zaawansowanymi skanerami produkcyjnymi. Wygodna obsługa, przyjazny interfejsi produkcyjna szybkość działania czynią ten produkt wyjątkowo atrakcyjnym.

Aplikacja CONTMAN Scan wykorzystuje profesjonalne sterowniki ISIS, właściwe dla najwyższej klasy urządzeń skanujących. Aplikacja umożliwia skanowanie dokumentów monochromatycznych i kolorowych, rozpoznawanie różnych rodzajów kodów kreskowych, separacji stron, odrzucanie pustych stron oraz wiele innych funkcji niezbędnych w profesjonalnym przetwarzaniu dokumentów.

Zazwyczaj CONTMAN Scan ma do czynienia z różnorodnymi dokumentami. Skanowane strony często bywają zniszczone bądź zabrudzone, przez co wymagają zaawansowanej obróbki (IP - Image Processing). Możliwa jest automatyczna korekta zeskanowanych obrazów, dobór optymalnych parametrów, przycięcie do oryginalnych rozmiarów, usunięcie zniszczonych krawędzi, ciemnego tła i plamek. Wszystkie te procesy możliwe są dzięki wbudowanym funkcjom, które współpracują z oprogramowaniem VRS (VirtualReScan) dostarczanym m.in. razem ze skanerami Fujitsu.

CONTMAN Scan jest jednym z kilku modułów wchodzących w skład platformy rozwiązań CONTMAN DIRECTOR, która pozwala firmom odczuwającym potrzebę sprawnego zarządzania dokumentami na wydajne i skuteczne ich przetworzenie na postać elektroniczną. Informacje opisujące nadane po zeskanowania dokumentu pozwolą na sprawne odnalezienie żądanego dokumentu. W celu zautomatyzowania procesu opisywania (indeksowania) aplikacja pozwala na integrację z zewnętrznymi źródłami danych (bazami danych) w celu wykorzystania informacji w nich zawartych do poprawnego i jednoznacznego opisania dokumentów. CONTMAN Scan jest aplikacją bardzo elastyczną i konfigurowalną. Dzięki temu, że firma CONTMAN Sp. z o.o. jest autorem aplikacji, w pełni nią zarządzamy, we własnym zakresie rozwijamy pod kątem wymagań rynku.

Zastosowanie aplikacji CONTMAN Scan w procesie skanowania dokumentów zapewnia:

• skanowanie dokumentów lub import dokumentów w formie pliku, elastyczną konfigurację profili skanowania,
• usuwanie pustych stron,
• skanowanie w kolorze, monochromatycznie i w odcieniach szarości,
• automatyczne lub ręczne opisywanie dokumentów (indeksowanie),
• konfigurowalny moduł rozpoznawania kodów kreskowych (jedno i dwuwymiarowych) i ich wykorzystanie w procesie opisywania (indeksowania) dokumentów oraz przypisania do określonej kategorii,
• integrację z zewnętrznymi źródłami danych (bazami danych) w celu wykorzystania informacji w nich zwartych do poprawnego i jednoznacznego opisania dokumentów,
• rozpoznawanie stron separujących,
• przesyłanie dokumentów do systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów - CONTMAN Archive,
• nawigację po zeskanowanych dokumentach przy użyciu ikon znajdujących się na pasku narzędziowym,
• proste skalowanie podglądu dokumentu,
• możliwość tworzenia modułów użytkownika rozszerzających funkcjonalność aplikacji, co pozwala na dostosowanie aplikacji do indywidualnych potrzeb Klienta.