Twoje dokumenty lubią porządek? – poznaj sztukę klasyfikowania

Profesjonalne porządkowanie akt to sztuka. Nasi specjaliści szybko i efektywnie zajmą się inwentaryzacją oraz archiwizacją najważniejszych informacji w Twoim biznesie. Proces ten realizujemy zgodnie z wymogami Ministerstwa Kultury.

Zapanujemy nad chaosem informacji

Sprawne segregowanie i analizowanie istotnych treści pozwoli Ci zapanować nad chaosem dokumentacji. Popatrz na ten proces jak na pewien sposób pracy i metodę na właściwy obieg dokumentacji w Twoim biznesie.

Wybierz model porządkowania dokumentacji

Porządkowanie i segregowanie akt realizujemy w dwóch funkcjonalnych i sprawdzonych modelach:

  • usługa jednorazowa – porządkowanie konkretnie wskazanej przez Ciebie partii dokumentów
  • usługa stała – cykliczne porządkowanie dokumentów (stałe zarządzanie Twoim wewnętrznym archiwum)

Odkryj funkcjonalności naszej sztuki porządkowania akt

  • Szybko i skuteczne klasyfikuj zasoby
  • Profesjonalnie wydzielaj dane, których okres przechowywania minął
  • Efektywne przygotowuj dokumenty do utylizacji
  • Posługuj się czytelnym i prostym oznakowaniem akt
  • Skorzystaj ze specjalnych materiałów archiwizacyjnych (pudła, kartoniki, klipsy archiwizacyjne, okładki, tasiemki, kody kreskowe)
  • Zamów usługę realizowaną zgodnie z Ustawą z dnia 14.07.1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach (Dz. U. z 2018 poz. 217 ze zm.) oraz z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania
  • Porządkuj dokumentację zgodnie z wytycznymi ujętymi w Ekspertyzie Archiwum Państwowego, a także Twoimi wymaganiami specjalnymi

Dwa kroki do idealnego porządku w dokumentacji

Dla Twojej wygody stworzyliśmy rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb. Usługa porządkowania akt dostępna jest w dwóch optymalnych modelach, a niezależnie od wybranego modelu usługi przeprowadzane są każdorazowo w dwóch profesjonalnie opracowanych etapach.

  1. Inwentaryzacja zasobu

    Sporządzenie dokładnego spisu dokumentacji podlegającej archiwizacji, nadanie kategorii archiwalnych dla każdej pozycji spisu oraz wydzielenie grupy dokumentów, które powinny zostać zniszczone.
  2. Archiwizacja właściwa

    Segregacja dokumentacji niearchiwalnej i archiwalnej, kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentów pod względem ich przydatności dla użytkownika oraz zgodnie z przepisami zewnętrznymi (ustawy, zarządzenia, instrukcje). Etap ten obejmuje też porządkowanie akt rzeczowo i chronologicznie, fizyczne wydzielanie z zasobów dokumentacji, której okres przechowywania już minął oraz przygotowanie wydzielonych dokumentów do bezpiecznego zniszczenia. Archiwizacja w znacznym stopniu ułatwia cały późniejszy proces zarządzania informacją cyfrową.

Zobacz biznesowe korzyści

Profesjonalne porządkowanie dokumentów pozwoli Ci szybko dostrzec istotne biznesowe korzyści: zamienisz koszty stałe na zmienne, zredukujesz koszty kadrowe, wprowadzisz efektywnie zarządzanie ryzykiem.

Co jeszcze zyskujesz?

Wprowadź skalowalność procesów w Twojej firmie. Uwolnij zasoby – powierzchnię biurową i czas pracy swoich pracowników. Proces porządkowania akt zostaw tym, którzy na tej sztuce doskonale się znają.

Czym wyróżniają się nasze usługi?

Autorskie rozwiązania IT

Z sukcesem rozwijamy własne, autorskie systemy zarządzania informacją. Mamy własny zespół projektowy, Dział Wdrożeń, Rozwoju oraz Dział Wsparcia Systemów IT. Dzięki temu możemy zrealizować każdy proces związany z obsługą dokumentów i danych, a także integrować się z dowolnymi systemami Klienta.

Profesjonalne Centra Usług Wspólnych

Nasze Centra Usług Wspólnych (CUW) zlokalizowane są w strategicznych miastach i punktach, blisko naszych Klientów, co umożliwia sprawną codzienną obsługę kompleksowych procesów i dużej ilości dokumentów.

Czas realizacji

Optymalizujemy i standaryzujemy czas realizacji naszych usług, także pod katem rodzaju dokumentów (np. nadajemy im priorytety). Nad realizacją i wdrożeniem rozwiązań czuwają nasi eksperci. Ich kompetencjom możesz zaufać.

Bezpieczeństwo

Zapewniamy bezpieczeństwo zarówno cyfrowych dokumentów, jak i naszych procesów. Twoje informacje są bezpieczne – czuwają nad tym ludzie i systemy informatyczne. Zachowujemy rygorystyczne procedury i plany działania.

Jesteśmy doceniani

6-krotny laureat rankingu „Gazele Biznesu”

Gryf Gospodarczy

Biznesmen roku

Sprawdź również

Chcesz skorzystać z naszych usług?

Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu

Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00