Porządkowanie akt w firmie to proces nadania dokumentacji właściwej struktury, opisu i układu, dzięki któremu łatwiej ją przechowywać, wyszukiwać, archiwizować lub przygotować do dalszych działań. Nie polega wyłącznie na przełożeniu dokumentów do nowych teczek czy segregatorów. W praktyce obejmuje analizę zasobu, klasyfikację dokumentów, segregację, opisanie jednostek dokumentacji, przygotowanie ewidencji oraz wskazanie dalszego sposobu postępowania z aktami.
Dobrze przeprowadzone porządkowanie akt pomaga firmie odzyskać kontrolę nad dokumentacją, ograniczyć chaos informacyjny i skrócić czas potrzebny na odnalezienie konkretnych dokumentów. Jest szczególnie ważne wtedy, gdy archiwum firmowe rozrasta się przez lata, dokumenty są przechowywane w różnych lokalizacjach albo brakuje jednolitego systemu ich opisywania.
Porządkowanie akt to uporządkowanie dokumentacji według przyjętych zasad, takich jak rodzaj dokumentów, data, dział, sprawa, projekt, kontrahent, pracownik lub kategoria archiwalna. Celem jest stworzenie przejrzystego układu, który pozwala ustalić, jakie dokumenty posiada firma, gdzie się znajdują, czego dotyczą i co należy z nimi zrobić w dalszym etapie.
W firmach porządkowanie akt może dotyczyć różnych typów dokumentacji: księgowej, kadrowej, administracyjnej, technicznej, projektowej, umów, korespondencji czy dokumentów związanych z obsługą klientów. Zakres prac zależy od tego, czy dokumentacja ma zostać przygotowana do archiwizacji, digitalizacji, przekazania do archiwum zewnętrznego czy wydzielenia części akt do dalszej weryfikacji.
Porządkowanie akt jest potrzebne zawsze wtedy, gdy dokumentacja przestaje być łatwa w obsłudze. Pierwszym sygnałem jest zwykle brak miejsca w biurze lub archiwum. Segregatory, pudła i teczki zajmują coraz więcej przestrzeni, a mimo to trudno ustalić, gdzie znajduje się konkretny dokument.
Drugim częstym problemem jest długi czas wyszukiwania informacji. Jeżeli odnalezienie umowy, faktury, dokumentu kadrowego lub korespondencji wymaga ręcznego przeglądania wielu teczek, oznacza to, że dokumentacja nie ma wystarczająco przejrzystej struktury.
Porządkowanie akt warto rozważyć również w sytuacjach takich jak:
Na tym etapie firma nie musi jeszcze wdrażać pełnej transformacji cyfrowej. Często pierwszym krokiem jest po prostu uporządkowanie tego, co znajduje się w archiwum papierowym.
Porządkowania mogą wymagać wszystkie dokumenty, które firma gromadzi w toku codziennej działalności. Najczęściej są to dokumenty, do których organizacja musi mieć dostęp w razie kontroli, audytu, sporu, rozliczenia lub potrzeby obsługi klienta.
Do najczęściej porządkowanych zasobów należą:
Porządkowanie akt i archiwizacja dokumentów są ze sobą powiązane, ale nie oznaczają tego samego. Porządkowanie akt polega na nadaniu dokumentom struktury, ułożeniu ich według określonych zasad, opisaniu i przygotowaniu ewidencji. Archiwizacja dotyczy natomiast dalszego przechowywania dokumentów zgodnie z przyjętymi zasadami, terminami i wymaganiami organizacyjnymi.
Można więc powiedzieć, że porządkowanie akt przygotowuje dokumentację do właściwej archiwizacji dokumentów. Jeśli dokumenty są pomieszane, nieopisane lub rozproszone, trudno skutecznie nimi zarządzać. Dopiero po uporządkowaniu
można świadomie określić, co powinno trafić do archiwum, co wymaga dalszej weryfikacji, a co może zostać przygotowane do kolejnego etapu obsługi.
Profesjonalne porządkowanie akt powinno przebiegać według uporządkowanego procesu. Dzięki temu dokumentacja nie jest układana przypadkowo, ale zgodnie z jej rodzajem, przeznaczeniem i dalszym sposobem wykorzystania.
Pierwszym etapem jest rozpoznanie zasobu dokumentów. Należy ustalić, jakie typy akt znajdują się w firmie, ile ich jest, w jakim są stanie i czy były wcześniej porządkowane według jednolitych zasad.
Na tym etapie można określić, czy dokumentacja jest kompletna, czy zawiera duplikaty, czy jest rozproszona między działami oraz czy wymaga dalszego podziału na grupy tematyczne lub organizacyjne.
Kolejnym etapem jest klasyfikacja dokumentów. Polega ona na przypisaniu akt do odpowiednich grup, kategorii, spraw, działów lub okresów. Klasyfikacja pomaga ustalić, które dokumenty powinny być przechowywane razem, które wymagają osobnej ewidencji, a które należy przygotować do dalszego postępowania.
Po klasyfikacji następuje fizyczne uporządkowanie dokumentacji. Akta układa się zgodnie z przyjętą strukturą, najczęściej tematycznie, działowo lub chronologicznie. Dzięki temu dokumenty dotyczące jednej sprawy, typu dokumentacji lub okresu nie są rozproszone w wielu miejscach.
Segregacja jest szczególnie ważna wtedy, gdy firma przez lata gromadziła dokumenty bez jednolitego systemu. Pozwala usunąć chaos i przygotować zasób do dalszych działań.
Porządkowanie akt powinno obejmować sprawdzenie, czy dokumentacja jest logicznie ułożona i kompletna. Na tym etapie można wskazać braki, duplikaty, dokumenty błędnie przypisane lub materiały, które wymagają dodatkowej decyzji.
Weryfikacja kompletności ułatwia późniejsze korzystanie z dokumentów oraz zmniejsza ryzyko problemów podczas kontroli, audytu albo przekazywania dokumentacji do archiwum.
Uporządkowana dokumentacja powinna zostać odpowiednio opisana. Opis powinien umożliwiać szybkie ustalenie, czego dotyczy dana teczka, z jakiego okresu pochodzi i do jakiej grupy dokumentów należy.
W praktyce opis może obejmować m.in.:
Dobrze opisane teczki i pudełka ułatwiają codzienną pracę z dokumentacją i skracają czas wyszukiwania akt.
Kolejnym etapem jest przygotowanie ewidencji uporządkowanej dokumentacji. Może to być spis teczek, wykaz dokumentów, rejestr pudeł lub inna forma zestawienia pozwalająca kontrolować, co znajduje się w archiwum.
Ewidencja jest szczególnie ważna przy większych zasobach dokumentów, ponieważ pozwala uniknąć sytuacji, w której dokumenty są fizycznie uporządkowane, ale nadal trudno ustalić ich lokalizację.
Po uporządkowaniu akt firma może zdecydować, co zrobić z dokumentacją dalej. Część dokumentów może zostać przekazana do archiwum, część przygotowana do digitalizacji dokumentów, a część skierowana do dodatkowej weryfikacji pod kątem dalszego przechowywania.
Jeżeli okaże się, że określone dokumenty nie muszą być już przechowywane, można rozważyć ich dalsze brakowanie i niszczenie dokumentacji, ale dopiero po sprawdzeniu wymagań dotyczących danego typu akt.
Mniejsze firmy mogą samodzielnie uporządkować część dokumentacji, szczególnie jeśli zasób akt jest niewielki i dobrze znany. W takim przypadku warto zacząć od podziału dokumentów na podstawowe grupy, opisania teczek i przygotowania prostego spisu.
Problem pojawia się wtedy, gdy dokumentów jest dużo, pochodzą z różnych działów, obejmują wiele lat działalności lub były prowadzone bez jednolitego systemu. Samodzielne porządkowanie może być wtedy czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów.
W przypadku większych zasobów bezpieczniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanej firmy. Pozwala to uporządkować dokumentację zgodnie z ustalonym procesem i przygotować ją do dalszego przechowywania, archiwizacji lub digitalizacji.
PIKA wspiera firmy w profesjonalnym zarządzaniu dokumentacją, w tym w porządkowaniu akt, archiwizacji, digitalizacji oraz bezpiecznym niszczeniu dokumentów. Usługa porządkowania akt może obejmować analizę dokumentacji, klasyfikację, segregację, opisanie teczek, przygotowanie ewidencji oraz uporządkowanie zasobu zgodnie z jego dalszym przeznaczeniem.
Dzięki temu firma zyskuje lepszą kontrolę nad dokumentami, krótszy czas wyszukiwania informacji i solidną podstawę do kolejnych działań, takich jak
archiwizacja, digitalizacja lub wdrożenie cyfrowych rozwiązań do zarządzania dokumentacją.
Porządkowanie akt w firmie jest potrzebne wtedy, gdy dokumentacja zajmuje zbyt dużo miejsca, trudno ją odnaleźć, brakuje jednolitego systemu opisu albo firma przygotowuje się do archiwizacji, digitalizacji, audytu, kontroli lub zmian organizacyjnych.
Profesjonalny proces obejmuje analizę dokumentacji, klasyfikację, segregację, opisanie teczek, przygotowanie ewidencji i wskazanie dalszego sposobu postępowania z aktami. Dzięki temu dokumentacja staje się bardziej przejrzysta, łatwiejsza w obsłudze i bezpieczniejsza dla organizacji.
Porządkowanie akt polega na analizie, klasyfikacji, segregacji, opisaniu i ewidencji dokumentacji. Celem jest nadanie dokumentom przejrzystej struktury oraz przygotowanie ich do dalszego przechowywania, archiwizacji, digitalizacji lub innego sposobu obsługi.
Firma powinna uporządkować akta, gdy dokumenty zajmują zbyt dużo miejsca, trudno je odnaleźć, brakuje jednolitego systemu opisu, organizacja przygotowuje się do kontroli, audytu, archiwizacji albo digitalizacji dokumentów.
Nie. Porządkowanie akt polega na nadaniu dokumentacji struktury, opisu i ewidencji. Archiwizacja dotyczy dalszego przechowywania dokumentów zgodnie z określonymi zasadami i terminami.
Porządkowanie może obejmować dokumentację kadrową, księgową, administracyjną, umowy, faktury, korespondencję, dokumentację techniczną, projektową oraz inne zasoby firmowe.
W wielu przypadkach tak. Uporządkowanie akt przed digitalizacją pozwala określić, które dokumenty mają zostać zeskanowane, jak powinny być pogrupowane i według jakiego schematu warto je później opisać.
Tak, porządkowanie akt może pomóc wydzielić dokumenty wymagające dalszej weryfikacji pod kątem okresu przechowywania. Samo zniszczenie powinno jednak nastąpić dopiero po potwierdzeniu, że dokumenty nie muszą być dalej przechowywane.
Tak. Jest to szczególnie korzystne przy dużych zasobach dokumentacji, archiwach wieloletnich, dokumentach z wielu działów lub wtedy, gdy firma chce przygotować akta do archiwizacji, digitalizacji albo dalszego uporządkowania procesów dokumentacyjnych.
Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu
Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00
Strefa udostępniania akt osobowych 
