Archiwizacja dokumentów, czyli ważny etap zarządzania informacją

Cenisz porządek, grupujesz dokumenty. Chciałbyś je bezpiecznie i profesjonalnie archiwizować. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i stosowaniu najnowocześniejszych technik zarządzania informacją nasze archiwum jest w stanie sprostać nawet najtrudniejszym wymaganiom. Oferujemy przechowywanie dokumentów księgowych, akt osobowych i pracowniczych oraz wszystkich kartotek, które tego wymagają.

Znajdź bezpieczne miejsce do przechowania Twoich dokumentów

Każda ważna informacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających przede wszystkim jej bezpieczeństwo. Pomożemy Ci zapanować nad narastającą w szybkim tempie dokumentacją. Do Twojej dyspozycji są specjalnie przygotowane archiwa PIKA. Lokalizacje naszych archiwów to kompleksowe Centra Operacyjne przygotowane do profesjonalnego zarządzania dokumentacją. Szybko i bezpiecznie – wybierz archiwum najbliższe Twojej lokalizacji.

Trzy przemyślane etapy archiwizacji dokumentów

Archiwizacja dokumentacji to usługa, która składa się z kilku dokładnie przemyślanych etapów i precyzyjnie wykonywanych czynności archiwizacyjnych, które mają na celu przechowywanie dokumentów w warunkach pełnego bezpieczeństwa.

  1. Odbiór dokumentów



    Twoją dokumentację biznesową odbieramy bezpośrednio z Twojej siedziby i przewozimy do wybranego archiwum dokumentów PIKA. Aby zlecić tę profesjonalną usługę, wystarczy skorzystać z poczty elektronicznej lub z funkcjonalnej aplikacji webowej – ePIKA. Zespół PIKA kompleksowo realizuje cały proces odbioru dokumentacji.
  2. Rejestracja dokumentów



    Cała dokumentacja biznesowa w archiwum PIKA podlega szybkiej i profesjonalnej rejestracji w specjalnie do tego celu przeznaczonym systemie magazynowym – ePIKA PIKARUS. Proces ten umożliwia nie tylko merytoryczną identyfikację dokumentu, ale też lokalizację rejestrowanej informacji (system kodów kreskowych).
  3. Obsługa archiwum



    Dajemy Ci możliwość profesjonalnej i kompleksowej obsługi archiwum. Od momentu rejestracji w systemie PIKA uzyskujesz szybki dostęp do swoich informacji biznesowych (droga kurierska, mailowa lub audytowa). Na Twoje życzenie przyjmujemy nowe dokumenty do archiwizacji w Centrum Operacyjnym PIKA. Sprawnie zarządzasz przechowywanym zasobem. Możesz wybrać dodatkowe funkcjonalne usługi idealnie dostosowane do Twoich potrzeb (np. utylizacja przechowywanego zasobu po okresie wymaganego przechowywania dokumentacji, digitalizacja dokumentacji, aby mieć do nich dostęp w formie elektronicznej czy generowanie raportów związanych z konkretnym stanem archiwum).

Odkryj funkcjonalności naszej Archiwizacji

  • Doceń lokalizację archiwów PIKA, która pozwala na dogodny dojazd służb porządkowych, ratowniczych oraz na sprawne przemieszczanie dokumentacji
  • Wybierz archiwum, które posiada procedury i plany niezakłóconego działania oraz gwarantujące funkcjonowanie w sytuacjach krytycznych
  • Zdecyduj się na przechowywanie dokumentów w archiwach PIKA i udostępniaj je zaraz po ich alokacji
  • Zaufaj archiwom wyposażonym w systemy sygnalizacji ppoż. i wczesnego wykrywania zagrożeń, systemy antywłamaniowe oraz systemy kontroli dostępu do pomieszczeń
  • Archiwizuj dokumentację w profesjonalnych pomieszczeniach, gdzie zainstalowane są systemy telewizji przemysłowej oraz rozwiązania kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza

Nowoczesne technologie, czyli standard archiwizacji

Nasi specjaliści zarchiwizują Twoje dokumenty, wykorzystując nowoczesny system informatyczny z technologią kodów kreskowych. Możliwości?

  • System pozwala na identyfikowanie każdej jednostki, utrzymanie anonimowości pudeł zbiorczych i bezbłędne lokalizowanie obiektów w magazynie
  • Umożliwia dostęp do bazy wyłącznie upoważnionym pracownikom
  • Gromadzi historyczne dane o wszystkich operacjach i osobach je wykonujących
  • Posiada mechanizm backup’u danych co ma szczególne znaczenie przy przechowywaniu wrażliwych danych, w tym dokumentacji księgowej lub akt pracowniczych

Zobacz biznesowe korzyści jakie przynosi archiwizacja dokumentów

Zarządzanie dokumentacją dzięki naszej archiwizacji pozwoli Ci szybko dostrzec istotne biznesowe korzyści: zamienisz koszty stałe na zmienne, zredukujesz koszty kadrowe, wprowadzisz efektywnie zarządzanie ryzykiem, zwiększysz bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji.

Co jeszcze zyskujesz?

Wprowadź skalowalność procesów w Twojej firmie. Uwolnij zasoby – powierzchnię biurową i czas pracy swoich pracowników. Myśl o rzeczach wielkich, a profesjonalną archiwizację dokumentacji oddaj w ręce specjalistów.

Czym wyróżniają się nasze usługi?

Autorskie rozwiązania IT

Z sukcesem rozwijamy własne, autorskie systemy zarządzania informacją. Mamy własny zespół projektowy, Dział Wdrożeń, Rozwoju oraz Dział Wsparcia Systemów IT. Dzięki temu możemy zrealizować każdy proces związany z obsługą dokumentów i danych, a także integrować się z dowolnymi systemami Klienta.

Profesjonalne Centra Usług Wspólnych

Nasze Centra Usług Wspólnych (CUW) zlokalizowane są w strategicznych miastach i punktach, blisko naszych Klientów, co umożliwia sprawną codzienną obsługę kompleksowych procesów i dużej ilości dokumentów.

Czas realizacji

Optymalizujemy i standaryzujemy czas realizacji naszych usług, także pod katem rodzaju dokumentów (np. nadajemy im priorytety). Nad realizacją i wdrożeniem rozwiązań czuwają nasi eksperci. Ich kompetencjom możesz zaufać.

Bezpieczeństwo

Zapewniamy bezpieczeństwo zarówno cyfrowych dokumentów, jak i naszych procesów. Twoje informacje są bezpieczne – czuwają nad tym ludzie i systemy informatyczne. Zachowujemy rygorystyczne procedury i plany działania.

Jesteśmy doceniani

6-krotny laureat rankingu „Gazele Biznesu”

Gryf Gospodarczy

Biznesmen roku

Sprawdź również

Chcesz skorzystać z naszych usług?

Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu

Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00