Nowoczesny system wsparcia dla Twojego HR

Dokumentacja kadrowa to specjalna grupa dokumentów. Ma ona wysoką kategorię archiwalną i zgodnie z prawem powinna być przechowywana aż przez 50 lat od daty jej wytworzenia. Obowiązek ten dotyczy praktycznie wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem, m.in. listy plac, karty wynagrodzeń. To dokumentacja, która stanowi dla pracownika podstawę służącą do wyliczenia wysokości świadczenia w momencie przejścia na emeryturę lub wnioskowania o przyznanie renty. PIKA stworzyła autorskie rozwiązanie, dzięki któremu przeniesiesz Twoją dokumentację HR do postaci cyfrowej nawet w 1 dzień! Cyfrowa Teczka Osobowa to profesjonalne, innowacyjne wsparcie transformacji cyfrowej dokumentacji kadrowo-płacowej. Najszybsza cyfryzacja biznesu jest teraz w zasięgu ręki! Masz także możliwość kompleksowej realizacji usługi wraz z naszą usługą digitalizacji oraz przechowywania dokumentów.

archiwum

Inteligentne archiwum kadrowo-płacowe

Poznaj elektroniczne repozytorium dokumentów pracowniczych, gdzie możesz bezpiecznie przechowywać wszystkie informacje i katalogować najważniejszą dokumentację pracowników Twojej firmy zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. To nowoczesny sposób na uporządkowanie dokumentów, zabezpieczenie ich przed uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem, a także szybkie i skuteczne wyszukanie dokumentacji na podstawie metadanych. Cyfrowa Teczka Osobowa stworzona przez inżynierów PIKA to autorskie rozwiązanie, które przeniesie Cię w inny wymiar zarządzania informacjami kadrowo-płacowymi. Szybko zobaczysz różnicę!

Optymalizuj obszar HR

Dajemy Ci sprawdzone narzędzie do kompleksowego i nowoczesnego zarządzanie biznesową informacją pracowniczą. Wykorzystaj nowoczesne techniki gromadzenia i przetwarzania danych. System umożliwia innowacyjny sposób opisu i organizacji całego biznesu. Efekt? Najlepsza optymalizacja procesu zarządzania dokumentacją kadrowo-płacową. Użytkownik końcowy Cyfrowej Teczki Osobowej może korzystać z tego funkcjonalnego repozytorium poprzez zwykłą przeglądarkę internetową. Każdy Klient PIKA otrzymuje własny, unikalny adres dostęp do aplikacji oraz zestaw loginów i haseł dla wszystkich użytkowników końcowych.

Odkryj funkcjonalności Cyfrowej Teczki Osobowej w wersji Basic

  • Korzystaj z indeksacji – dołącz do kontenerów dokumentowych indeksy opisujące dokument zgodnie z Rozporządzeniem MRiPS i szybko wyszukaj pojedynczy dokumentu nawet w bazie miliona kontenerów
  • Testuj zaawansowaną wyszukiwarkę – wyszukuj zasoby poprzez wpisywanie indeksów, fraz lub metatagów
  • Działaj na obszarach wspólnej pracy nad dokumentami – razem z innymi pracuj nad dokumentem i jego wersjonowaniem
  • Stosuj adnotacje i komentarze – dodawaj na każdym etapie cyklu życia dokumentu kontekst osobowy w postaci tagów lub komentarzy do aktualnego statusu albo wersji dokumentu
  • Podglądaj dokumenty, filtruj i edytuj dane
  • Generuj raporty do 1 000 rekordów
  • Udostępnij system nawet 20 użytkownikom
  • Zainstaluj system na bezpiecznych serwerach PIKA
  • Oglądaj historię wszelkich zmian dokonywanych na dokumentach i cyfrowych teczkach
  • Korzystaj z naszej eksperckiej pomocy – pracuj z aplikacją krok po kroku z wykorzystaniem praktycznej instrukcji oraz filmiku instruktażowego, a także z online’owym wsparciem technicznym PIKA

Wiele możliwości inteligentnego systemu w wersji Premium

Chcesz wyjść poza standard funkcjonalności naszej Cyfrowej Teczki Osobowej? W rozbudowanej wersji systemu otrzymasz dużo więcej. Możesz m. in. wprowadzić dodatkowe indeksy do opisu dokumentacji, generować specjalne raporty, zwiększyć liczbę użytkowników systemu, przeprowadzić przydatną analizę przedwdrożeniową, a także skorzystać z funkcjonalnego modułu powiadomień mailowych o terminach nadchodzących badań! Cyfrowa Teczka Osobowa – zarówno w wersji Basic, jak i Premium - charakteryzuje się rozbudowanym i działającym w czasie rzeczywistym mechanizmem przeszukiwania bazy gromadzonych informacji. System wyposażony jest w zaawansowaną wyszukiwarkę, która umożliwia też kilka sposobów wyszukiwania dokumentacji. Zarządzanie HR jeszcze nigdy nie było tak skuteczne i proste!

Inteligentne zarządzanie z Cyfrową Teczką Osobową (CTO) to:

  1. Narzędzie do przeglądania i edycji teczek pracowników

    po zalogowaniu się do systemu od razu masz dostęp do widoku skatalogowanych teczek pracowników, które możesz łatwo edytować, prześledzić historię zmian lub zmienić opisy czy kategorie teczek.
  2. Narzędzie do wyszukiwania i edycji dokumentów

    system CTO umożliwia Ci wyszukanie dowolnego dokumentu, teczki czy kartonu według dowolnie zadanych kryteriów. Odpowiednie dane możemy zapisać w postaci raportu (Excell).
  3. Narzędzie do generowania raportów i analizy danych

    możesz wybrać główny typ danych, dla których chcesz wygenerować raport. W zależności od potrzeb wygenerujesz dwa rodzaje danych – dla Teczek lub dla Dokumentów. Zakres danych, który chcesz poddać analizie, możemy wygenerować w postaci raportu (zostaje on zapisany w formacie Excell).

Zobacz biznesowe korzyści

Profesjonalne, cyfrowe archiwum dokumentów pracowniczych pozwoli Ci szybko dostrzec istotne biznesowe korzyści: zamienisz koszty stałe na zmienne, zredukujesz koszty kadrowe, wprowadzisz efektywnie zarządzanie ryzykiem. Jedno narzędzie, a wiele biznesowych korzyści!

Co jeszcze zyskujesz?

Wprowadź skalowalność procesów w Twojej firmie. Uwolnij zasoby – powierzchnię biurową i czas pracy swoich pracowników. Bądź na czasie. Sięgnij po sprawdzony, inteligentny sposób przechowywania informacji. Możesz odetchnąć. Dla nas ani długi czas przechowywania informacji, ani ilość gromadzonych zasobów to żaden problem!

Czym wyróżniają się nasze usługi?

Autorskie rozwiązania IT

Z sukcesem rozwijamy własne, autorskie systemy zarządzania informacją. Mamy własny zespół projektowy, Dział Wdrożeń, Rozwoju oraz Dział Wsparcia Systemów IT. Dzięki temu możemy zrealizować każdy proces związany z obsługą dokumentów i danych, a także integrować się z dowolnymi systemami Klienta.

Profesjonalne Centra Usług Wspólnych

Nasze Centra Usług Wspólnych (CUW) zlokalizowane są w strategicznych miastach i punktach, blisko naszych Klientów, co umożliwia sprawną codzienną obsługę kompleksowych procesów i dużej ilości dokumentów.

Czas realizacji

Optymalizujemy i standaryzujemy czas realizacji naszych usług, także pod katem rodzaju dokumentów (np. nadajemy im priorytety). Nad realizacją i wdrożeniem rozwiązań czuwają nasi eksperci. Ich kompetencjom możesz zaufać.

Bezpieczeństwo

Zapewniamy bezpieczeństwo zarówno cyfrowych dokumentów, jak i naszych procesów. Twoje informacje są bezpieczne – czuwają nad tym ludzie i systemy informatyczne. Zachowujemy rygorystyczne procedury i plany działania.

Jesteśmy liderami w cyfrowej transformacji.

Chcesz wiedzieć więcej na temat Cyfrowej Teczki Osobowej? Na wiele pytań znajdziesz tutaj odpowiedź.

  • Czy Państwo importują dokumenty, czy też nasi pracownicy mogą sami dodawać dokumenty do systemu?

    Możliwe są obie ścieżki zasilania systemu. To zależy od ustawienia całego procesu. Jesteśmy w stanie dostosować nasze rozwiązanie do Państwa potrzeb.

  • Czy jest możliwość rozdzielenia uprawnień do odczytu i edycji?

    Tak – jest takie rozróżnienie. Ustalamy to na etapie planowania wdrożenia. Administrator systemu nadaje Państwa pracownikom różne poziomy uprawnień – tylko wyznaczone osoby mogą zatem edytować dokumenty cyfrowe osadzone w CTO.

  • Czy oprócz samego systemu możecie Państwo również przechować dokumenty w archiwum?

    Tak – nasze usługi charakteryzuje komplementarność. Wszystkie dokumenty kadrowo-płacowe profesjonalnie digitalizujemy. W postaci cyfrowej zasilają one system Cyfrowej Teczki Osobowej, a ich wersje papierowe możemy przechowywać w nowoczesnych Archiwach, które zlokalizowane są w kilku kluczowych miastach w Polsce. Zapewniamy najwyższe standardy zabezpieczeń dokumentacji, zarówno elektronicznej, jak i tradycyjnej.

  • Czy w Cyfrowej Teczce Osobowej jest backup danych?

    Tak, nasz system informatyczny posiada sprawdzony mechanizm backup’u danych. Jest to jeden z ważnych elementów bezpiecznego przechowywania dokumentacji pracowniczej.

  • Jak długo zajmuje wdrożenie zgłoszonej zmiany?

    To zależy od typu zmiany i priorytetów. Harmonogram wdrożenia każdej zmiany ustalany jest indywidualnie z każdym Klientem. Po zgłoszeniu każdej zmiany ustalamy z Państwem oczekiwany czas realizacji, a nasz zespół projektuje wdrożenie zmiany.

  • Na jaki okres czasu powinniśmy podpisać z Państwem umowę?

    Zazwyczaj są to umowy na czas nieokreślony, jednak możliwe są też inne rodzaje umów – okresowe. Każdorazowo jest to ustalane z Klientem na etapie ustalania zasad współpracy.

  • Czy realizacja usługi odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa?

    Tak. Usługa jest wdrażana zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r.

Jesteś zainteresowany wyceną usługi? Wypełnij pola prostej ankiety.

    Usługa realizowana kompleksowo

    Lista dokumentów zasilających system

    Standardowe indeksy opisujące teczkę (POKAŻ LISTĘ)

    Standardowe indeksy opisujące dokument (POKAŻ LISTĘ)

    Generowanie raportów ‒ do 1000 rekordów

    Historia zmian dokonywanych na dokumentach i na teczkach

    Skanowanie dokumentów

    Podpis cyfrowy za zgodność z oryginałem

    System ma zostać postawiony na serwerach PIKA

    Liczba użytkowników systemu CTO

    Poziom uprawnień

    Przyrost teczek

    Przyrost dokumentów do teczek

    Jesteśmy doceniani

    6-krotny laureat rankingu „Gazele Biznesu”

    Gryf Gospodarczy

    Biznesmen roku

    Sprawdź również

    Chcesz skorzystać z naszych usług?

    Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu

    Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00