Przechowywanie dokumentacji firmowej to jeden z wielu obowiązków każdego przedsiębiorcy, który regulowany jest specjalnym zapisem w ustawie. Nieprzestrzeganie go wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Poszczególne dokumenty mają wskazane różne okresy przechowywania, a wpływać na to oprócz prawnych zapisów mogą różne okresy rozliczeniowe, np. podatków. Po upłynięciu określonego terminu należy dany plik odpowiednio zutylizować. Przechowywanie dokumentów wciąż jest dla wielu przedsiębiorców niczym czarna magia. W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na najważniejsze pytania związane z przechowywaniem dokumentacji w firmie. Jak najlepiej przechowywać dokumenty?
Przechowywanie dokumentacji wiąże się z wieloma pytaniami, m.in. jakich dokumentów sprawa się tyczy? Do pierwszej kategorii dokumentów księgowych, które muszą zostać w archiwum przez określony czasu – w tym przypadku 5 lat, są dokumenty podatkowe. Należą do nich wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, nie można pominąć także wszystkich ksiąg rachunkowych.
Drugą grupą dokumentów podlegających obowiązkowej archiwizacji są tzw. dokumenty kadrowe. Bardzo ważne jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat od rozwiązania umowy. Należą do nich umowy oraz wszelkiego rodzaju dane osobowe zatrudnionych w firmie osób. Należy również zadbać o zachowanie dokumentów księgowych związanych z ZUS-em, tj. dokumenty zgłoszeniowe, dokumenty rozliczeniowe oraz dokumenty płatnicze. Bardzo ważne w procesie archiwizacji są także dokumenty inwentaryzacyjne oraz dokumenty reklamacji.
Istnieje kilka obowiązkowych terminów, których należy dotrzymać w kwestii przechowywania dokumentacji firmowej. Można je podzielić na podatkowe (5 lat), pracownicze (10 lat) oraz pracownicze od 2019 roku (50 lat). Pierwsza grupa to księgi podatkowe i dokumenty wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej. Podatnicy są zobowiązani przechowywać dokumenty przez 5 lat od roku, którego dotyczy rozliczenie. Jest to okres upływu terminu płatności podatku. Dowody księgowe i dokumentacje związane z ZUS-em posiadają taki sam okres przechowywania, nie licząc tych złożonych przed 2012 rokiem, które należy trzymać przez 10 lat.
W przypadku dokumentacji pracowniczej sprawa wygląda nieco inaczej. Wszystko zależy od daty podpisania bądź rozwiązania umowy. Akta osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez 10 lat. W przypadku zatrudnienia przed tą datą, czas gromadzenia dokumentów będzie wynosił aż 50 lat. Dokumenty inwentaryzacyjne należy zniszczyć po upływie 5 lat. Zakończenia działalności firmy nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przechowywania dokumentacji, zwłaszcza jeśli zatrudniał on innych pracowników, ponieważ wtedy wchodzą w grę również wrażliwe dane osobowe. Okres przechowywania dokumentów pozostaje bez zmian, a przedsiębiorca jest obowiązany wskazać odpowiedni podmiot, który będzie przechowywał jego dokumentację.
Istnieje kilka sposobów na przechowywanie dokumentacji. Dokumenty w formie elektronicznej to obecnie rozwiązanie, które cieszy się największą popularnością. Można je spotkać w większości polskich firm. Dostęp do dokumentów księgowych w formie elektronicznej zapewnia wygodę, ale też oszczędność czasu i pieniędzy. Jest to sposób bezpieczny dla ochrony pilnie strzeżonych danych, ale jednocześnie umożliwia łatwy i szybki do nich dostęp – tylko przez osoby do tego upoważnione. Pliki te to nic innego, jak zeskanowane dokumenty papierowe przekonwertowane na swoje odpowiedniki w formie elektronicznej. Takie pliki można przechowywać w dowolnych formatach, edytowalnych lub służących tylko do odczytu. Najlepszym sposobem na przechowywanie dokumentów w wersji cyfrowej jest skorzystanie z narzędzi chmurowych, np. dysku Google. Mimo rosnącej popularności digitalizacji dokumentów firmowych, wiele firm wciąż korzysta z tradycyjnych, papierowych archiwów. Dobrze zorganizowane archiwum może być równie dobrym rozwiązaniem.
Pozostaje pytanie, co zrobić po upływie tych 5, 10 lub 50 lat archiwizacji dokumentów? Należy pamiętać, aby przechowywanie dokumentów nie trwało w nieskończoność, ponieważ jest to zwyczajnie niezgodne z prawem. Dodatkowo przetrzymywanie dokumentów jest również mało praktyczne i obciążające. Trzeba się trzymać pewnych reguł i po upłynięciu wymaganego czasu, akta z danego roku po prostu zutylizować. Ważne jest również, aby dokonać tego w odpowiedni sposób. Przede wszystkim, istotne jest zniszczenie ich w sposób, aby żadne dowody księgowe nie były możliwe do ponownego odtworzenia.
Zalecane jest skorzystanie w tym celu z usług profesjonalnej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów. Można oczywiście zrobić to samodzielnie, najlepiej za pomocą niszczarki do papieru. Pozbywamy się nie tylko dokumentów papierowych, ale także danych zawartych na innych nośnikach. Ważne jest także sporządzenie protokołu z przebiegu likwidacji, w którym oprócz dokumentów należy wymienić dane osoby odpowiedzialnej za ich utylizację.
Prawidłowe przechowywanie dokumentacji jest jednym z ważnych procesów w firmie, dlatego należy podejść do tego w poważny, zorganizowany sposób. W przeciwnym razie narażamy się nie tylko skarbówce i innym organom państwa, ale szkodzimy własnemu biznesowi. Brak ksiąg rachunkowych, czy ksiąg podatkowych może skutkować błędem w pracy lub spowolnieniem procesów, a co za tym idzie utratą klientów i ważnych partnerów biznesowych. Dobrym sposobem na prowadzenie ksiąg rachunkowych jest przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Przechowywanie dokumentów warto zlecić renomowanej firmie, która w sposób szybki i sprawny zadba o to, aby wszelkie dowody księgowe były przechowywane tak, jak należy.
Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu
Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00
Strefa klienta 
