Cyfrowa teczka osobowa – co to jest i kiedy warto wdrożyć ją w firmie?

Cyfrowa teczka osobowa, nazywana także e-teczką, to elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Pozwala przechowywać, wyszukiwać i udostępniać dokumenty kadrowe w systemie cyfrowym, bez konieczności każdorazowego sięgania do papierowych akt. Dla działów HR i kadr oznacza to szybszy dostęp do dokumentów, większą kontrolę nad obiegiem informacji i łatwiejsze zarządzanie dokumentacją pracowników.
W Polsce pracodawcy mogą prowadzić dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej od 1 stycznia 2019 r., a dotychczasowa dokumentacja papierowa może zostać zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dobrze wdrożona cyfrowa teczka osobowa może stać się ważnym elementem cyfryzacji procesów HR, szczególnie w firmach, które chcą ograniczyć papier, usprawnić dostęp do akt i lepiej kontrolować dokumentację pracowniczą.

Cyfrowa teczka osobowa to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej teczki pracowniczej. Zamiast przechowywać dokumenty wyłącznie w segregatorach lub
papierowych aktach, firma może prowadzić dokumentację pracownika w systemie cyfrowym. Dzięki temu dokumenty są uporządkowane, łatwiejsze do wyszukania i dostępne dla uprawnionych osób zgodnie z przyjętymi zasadami dostępu.
W praktyce cyfrowa teczka osobowa nie powinna być tylko folderem ze skanami. Jej wartość polega na tym, że dokumenty są opisane, przypisane do właściwego pracownika, uporządkowane według struktury dokumentacji pracowniczej i możliwe do odnalezienia bez ręcznego przeglądania papierowych teczek. W systemie CTO PIKA dokumenty mogą być importowane, wyszukiwane, przeglądane i edytowane, a dostęp do nich działa zgodnie z matrycą uprawnień.

W praktyce pojęcia „cyfrowa teczka osobowa”, „e-teczka”, „elektroniczna teczka osobowa” i „elektroniczne akta osobowe” często są używane zamiennie. Wszystkie odnoszą się do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
Warto jednak odróżnić samą elektroniczną postać dokumentów od systemu, który pozwala nimi zarządzać. Zeskanowane pliki zapisane w folderze to jeszcze nie pełna cyfrowa teczka osobowa. Dopiero uporządkowane repozytorium, wyszukiwarka, uprawnienia, historia zmian, dostęp 24/7 i możliwość pracy na dokumentach tworzą rozwiązanie, które realnie wspiera dział HR.

Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe pracowników oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W praktyce cyfrowa teczka osobowa może więc obejmować m.in. dokumenty związane z zatrudnieniem, przebiegiem pracy, zmianami warunków zatrudnienia, rozwiązaniem umowy, ewidencją, uprawnieniami pracowniczymi czy innymi sprawami kadrowymi.
Akta osobowe pracownika są prowadzone w określonej strukturze. Źródła administracji publicznej i Państwowej Inspekcji Pracy wskazują, że dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą, a akta osobowe składają się z części A, B, C, D i E.

Wdrożenie cyfrowej teczki osobowej warto rozważyć wtedy, gdy obsługa papierowych akt zaczyna spowalniać pracę działu HR lub generować dodatkowe koszty organizacyjne. Dotyczy to szczególnie firm, które zatrudniają większą liczbę pracowników, działają w wielu lokalizacjach albo mają rozproszone zespoły kadrowe.

Cyfrowa teczka osobowa może być dobrym rozwiązaniem, gdy:

•  odnalezienie dokumentów pracowniczych zajmuje zbyt dużo czasu,
•  dokumentacja kadrowa jest przechowywana w wielu lokalizacjach,
•  dział HR obsługuje pracowników z różnych oddziałów,
•  firma chce ograniczyć liczbę papierowych teczek i segregatorów,
•  pracownicy kadr potrzebują dostępu do dokumentów niezależnie od miejsca pracy,
•  organizacja chce lepiej kontrolować uprawnienia dostępu do akt,
•  firma przygotowuje się do cyfryzacji procesów HR,
•  dokumentacja papierowa wymaga uporządkowania, skanowania lub przeniesienia do systemu.

Nie każda firma musi od razu wdrażać rozbudowany system cyfrowej dokumentacji. Jednak im większa skala zatrudnienia, im więcej oddziałów i im bardziej złożone procesy kadrowe, tym większą wartość może przynieść cyfrowa teczka osobowa.

Najważniejszą korzyścią cyfrowej teczki osobowej jest szybki dostęp do dokumentacji pracowniczej. Zamiast szukać dokumentów w papierowych aktach, uprawniony pracownik może odnaleźć je w systemie po danych pracownika, rodzaju dokumentu, dacie lub innym identyfikatorze.

Dla działów HR i kadr oznacza to:

•  krótszy czas wyszukiwania dokumentów,
•  łatwiejszą obsługę pracowników i menedżerów,
•  mniejsze ryzyko zagubienia dokumentów,
•  lepszą kontrolę nad dostępem do danych,
•  możliwość pracy z dokumentacją z różnych lokalizacji,
•  ograniczenie kosztów powierzchni biurowej,
•  uporządkowanie dokumentacji kadrowo-płacowej,
•  możliwość lepszej kontroli terminów i procesów HR.

PIKA wskazuje w opisie CTO m.in. szybki dostęp do dokumentacji, możliwość korzystania z systemu 24/7 zgodnie z matrycą dostępów, redukcję kosztów powierzchni biurowej, MFA, definiowanie uprawnień, OCR, powiadomienia, backup danych i integrację z innymi systemami klienta.

Dokumentacja pracownicza zawiera dane osobowe i informacje, które powinny być dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób. Dlatego cyfrowa teczka osobowa musi być rozwiązaniem uporządkowanym, kontrolowanym i zabezpieczonym. Kluczowe znaczenie mają uprawnienia użytkowników, historia dostępu, możliwość ograniczenia widoczności dokumentów, kopie zapasowe oraz ochrona przed nieuprawnioną zmianą lub usunięciem danych.

Jeżeli firma ma już dokumentację pracowniczą w papierze i chce przejść na formę elektroniczną, konieczne może być jej uporządkowanie, zeskanowanie i
odpowiednie uwierzytelnienie. Oficjalny komunikat gov.pl dotyczący e-akt wskazywał, że przy przejściu na postać elektroniczną dotychczasowa dokumentacja papierowa zostaje zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Cyfrowa teczka osobowa szczególnie dobrze sprawdza się w firmach, w których dokumentacja pracownicza jest rozproszona między centralą, oddziałami, zakładami lub zespołami terenowymi. W tradycyjnym modelu papierowym dostęp do akt często wymaga fizycznego przekazania dokumentów lub kontaktu z konkretną lokalizacją.
W modelu cyfrowym uprawnione osoby mogą szybciej odnaleźć potrzebne dokumenty, niezależnie od miejsca pracy. To ułatwia obsługę pracowników, kontrolę dokumentacji i współpracę między działami HR, administracji, kadr i płac.

PIKA wspiera firmy w przejściu z papierowych akt osobowych na cyfrowe rozwiązanie CTO. Usługa cyfrowej teczki osobowej jest skierowana zarówno do mniejszych firm, jak i większych organizacji, które potrzebują szybkiego dostępu do dokumentacji, kontroli uprawnień, zdalnej pracy z dokumentami i lepszego zarządzania aktami pracowniczymi.
Rozwiązanie CTO PIKA obejmuje funkcje wspierające codzienną pracę z dokumentacją, takie jak wyszukiwanie, podgląd dokumentów, definiowanie uprawnień, OCR, MFA, backup danych, powiadomienia, dostęp czasowy lub jednorazowy, integrację i wsparcie techniczne. Dzięki temu e-teczka nie jest tylko cyfrowym magazynem plików, ale narzędziem do uporządkowanego zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Cyfrowa teczka osobowa to elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która pomaga firmom szybciej wyszukiwać dokumenty, ograniczać papier, kontrolować dostęp do danych i usprawniać pracę działów HR oraz kadr.
Jest szczególnie przydatna w organizacjach, które mają wielu pracowników, działają w kilku lokalizacjach, pracują hybrydowo lub chcą uporządkować dokumentację kadrowo-płacową.
Wdrożenie e-teczki warto rozważyć wtedy, gdy papierowe akta zaczynają generować chaos, koszty i problemy z dostępem do informacji. Dobrze przygotowana cyfrowa teczka osobowa może być pierwszym krokiem do szerszej cyfryzacji procesów HR i lepszego zarządzania dokumentacją pracowniczą w firmie.