Digitalizacja akt osobowych pozwala uporządkować dokumentację pracowniczą, ograniczyć pracę na papierowych teczkach i przygotować dział HR do obsługi dokumentów w formie elektronicznej. W praktyce nie chodzi wyłącznie o skanowanie akt, ale o cały proces: przegląd dokumentacji, uporządkowanie teczek, przygotowanie cyfrowych odwzorowań, opisanie dokumentów, kontrolę jakości i wdrożenie rozwiązania, które umożliwia bezpieczną pracę z dokumentacją kadrową.
Dla wielu firm digitalizacja akt osobowych jest pierwszym krokiem do wdrożenia Cyfrowej Teczki Osobowej. Dzięki temu dokumenty HR mogą być dostępne dla uprawnionych osób w uporządkowanym środowisku, zamiast funkcjonować wyłącznie w segregatorach, szafach i archiwach papierowych.
Digitalizacja akt osobowych to proces przeniesienia dokumentacji pracowniczej z formy papierowej do postaci elektronicznej. Obejmuje skanowanie dokumentów, tworzenie cyfrowych odwzorowań, opisanie plików, przypisanie ich do właściwych pracowników i części akt oraz przygotowanie dokumentacji do dalszego przechowywania lub obsługi w systemie.
W przypadku dokumentacji kadrowej szczególnie ważne jest zachowanie struktury akt osobowych. Dokumenty powinny być przypisane do odpowiednich części teczki, właściwego pracownika, okresu zatrudnienia i kategorii dokumentacji. Bez tego cyfrowe pliki mogą szybko stać się tak samo trudne w obsłudze jak nieuporządkowane archiwum papierowe.
Dobrze przygotowana digitalizacja dokumentów pomaga więc nie tylko wykonać skany, ale też stworzyć uporządkowany zasób, który może być wykorzystywany w codziennej pracy HR.
Digitalizację akt osobowych warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy firma ma dużą liczbę pracowników, działa w kilku lokalizacjach, często korzysta z dokumentacji kadrowej albo planuje przejście na elektroniczną obsługę dokumentów HR.
Taki projekt może być szczególnie przydatny, gdy:
W firmach, w których papierowe akta utrudniają codzienną obsługę pracowników, najczęstsze problemy z papierową dokumentacją pracowniczą zwykle dotyczą dostępu, kompletności, bezpieczeństwa i czasu potrzebnego na odnalezienie dokumentów.
Digitalizacja akt osobowych i Cyfrowa Teczka Osobowa są ze sobą ściśle powiązane, ale nie oznaczają dokładnie tego samego. Digitalizacja dotyczy przeniesienia dokumentów papierowych do postaci cyfrowej. Cyfrowa Teczka Osobowa to natomiast rozwiązanie, które pozwala przechowywać, porządkować, udostępniać i obsługiwać dokumentację pracowniczą w środowisku elektronicznym.
Innymi słowy: digitalizacja przygotowuje dokumentację, a CTO pozwala z niej wygodnie i bezpiecznie korzystać.
W dobrze zaplanowanym projekcie dokumenty nie są skanowane przypadkowo. Każdy plik powinien być przypisany do odpowiedniego pracownika, właściwej części akt, kategorii dokumentu i ustalonej struktury. Dzięki temu wdrożenie cyfrowej teczki osobowej może rzeczywiście zastąpić papierowy model pracy, a nie tylko stać się miejscem przechowywania skanów.
Przygotowanie dokumentacji kadrowej do digitalizacji powinno rozpocząć się od sprawdzenia stanu akt. To ważny etap, ponieważ błędy, braki i chaos w papierowych teczkach mogą zostać przeniesione do systemu elektronicznego, jeśli dokumenty zostaną zeskanowane bez wcześniejszego uporządkowania.
Przed rozpoczęciem digitalizacji warto ustalić:
W praktyce bardzo często pierwszym etapem jest porządkowanie akt osobowych, ponieważ pozwala przygotować dokumentację do poprawnego odwzorowania w formie cyfrowej.
Proces digitalizacji akt osobowych powinien być zaplanowany tak, aby zachować kompletność, bezpieczeństwo i strukturę dokumentacji kadrowej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze etapy.
Pierwszym krokiem jest rozpoznanie zasobu. Firma powinna ustalić, ile teczek osobowych posiada, jakiego okresu dotyczą, w jakim są stanie i czy znajdują się w jednym miejscu.
Na tym etapie warto sprawdzić:
Taki przegląd pozwala oszacować skalę projektu i wybrać właściwy model digitalizacji. W większych organizacjach, które posiadają dokumentację z wielu lat i oddziałów, pomocny może być audyt dokumentacji firmowej.
Po rozpoznaniu zasobu należy uporządkować dokumentację. Akta osobowe powinny być przygotowane w sposób, który pozwoli zachować ich strukturę po digitalizacji.
W praktyce oznacza to m.in.:
Na tym etapie dobrze sprawdza się porządkowanie akt, ponieważ pozwala uporządkować zasób przed rozpoczęciem skanowania i ograniczyć ryzyko przeniesienia błędów do środowiska cyfrowego.
Przed skanowaniem trzeba ustalić, jak dokumenty mają być później zapisane i wyszukiwane. To jeden z najważniejszych etapów, ponieważ wpływa na codzienną pracę działu HR po zakończeniu digitalizacji.
Warto określić:
Dobrze zaplanowane wdrożenie cyfrowych teczek osobowych wymaga więc wcześniejszego ustalenia, jak dokumentacja ma funkcjonować po przeniesieniu do formy elektronicznej.
Dokumentacja kadrowa często zawiera zszyte, spięte, opisane lub różnie ułożone dokumenty. Nie zawsze warto samodzielnie usuwać zszywki, przekładki czy opisy, ponieważ mogą one mieć znaczenie organizacyjne.
Przygotowanie dokumentów do skanowania może obejmować:
W tym procesie szczególne znaczenie ma przygotowanie dokumentów do digitalizacji, ponieważ sposób przygotowania akt wpływa na jakość skanów i późniejsze odwzorowanie struktury dokumentacji.
Po przygotowaniu dokumentacja trafia do skanowania. W przypadku akt osobowych ważna jest czytelność, kompletność i zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Jakość skanu ma znaczenie nie tylko dla wygody pracy, ale również dla późniejszego przechowywania i udostępniania dokumentów.
W zależności od rodzaju dokumentacji proces może obejmować:
Celem nie jest samo utworzenie pliku, ale przygotowanie dokumentu, który będzie możliwy do bezpiecznego przechowywania i wygodnego wykorzystania w codziennej pracy HR.
Indeksowanie pozwala szybko odnajdywać dokumenty po danych pracownika, typie dokumentu, dacie, części akt lub innym ustalonym kryterium. Bez tego digitalizacja akt osobowych może ograniczyć się do zbioru plików, które trudno później przeszukiwać.
W przypadku dokumentacji kadrowej indeksy mogą obejmować m.in.:
Dzięki temu HR może szybciej odnajdywać dokumenty potrzebne do obsługi pracownika, audytu, kontroli lub wewnętrznej weryfikacji.
W firmach, które chcą pracować na jednym uporządkowanym zasobie, dobrze zaprojektowane repozytorium dokumentów w firmie pomaga ograniczyć rozproszenie plików i ułatwia zarządzanie dostępem.
Po skanowaniu i indeksowaniu dokumenty powinny przejść kontrolę jakości. Ten etap pozwala sprawdzić, czy pliki są czytelne, kompletne, właściwie przypisane i zgodne z ustaloną strukturą.
Kontrola może obejmować:
W przypadku akt osobowych kontrola jest szczególnie ważna, ponieważ dokumentacja pracownicza zawiera dane osobowe i często jest potrzebna przez wiele lat po zakończeniu zatrudnienia.
Po zakończeniu digitalizacji uporządkowane pliki mogą zostać przekazane do Cyfrowej Teczki Osobowej. To moment, w którym dokumentacja kadrowa zaczyna funkcjonować jako zasób elektroniczny, a nie tylko jako zestaw skanów.
W CTO dokumenty mogą być:
Dla firm wielooddziałowych szczególnie ważna jest cyfrowa dokumentacja kadrowa w firmie wielooddziałowej, ponieważ centralny dostęp do dokumentów pozwala ograniczyć przesyłanie papierowych teczek między lokalizacjami.
Po digitalizacji trzeba ustalić, co stanie się z papierową dokumentacją. Nie zawsze można ją od razu zniszczyć. Decyzja zależy od rodzaju dokumentów, obowiązujących przepisów, procedur firmy i modelu wdrożenia dokumentacji elektronicznej.
Możliwe scenariusze to:
W tym obszarze ważna pozostaje archiwizacja dokumentów kadrowych, ponieważ dokumentacja HR wymaga szczególnej kontroli terminów, kompletności i bezpieczeństw
Digitalizacji mogą podlegać różne typy dokumentów związanych z zatrudnieniem i obsługą pracownika. Zakres projektu zależy od potrzeb firmy, stanu dokumentacji i planowanego modelu pracy po wdrożeniu CTO.
Najczęściej digitalizowane są:
W praktyce zakres digitalizacji warto ustalić przed rozpoczęciem projektu. Nie każda dokumentacja wymaga takiego samego poziomu opisu, indeksacji i dostępności.
Akta osobowe zawierają dane osobowe, informacje o zatrudnieniu, wynagrodzeniach, uprawnieniach, nieobecnościach i przebiegu pracy. Dlatego digitalizacja powinna być zaplanowana tak, aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentów na każdym etapie.
Najważniejsze obszary ryzyka to:
W firmach, które chcą przenieść dokumentację kadrową do środowiska elektronicznego, szczególne znaczenie ma e-teczka pracownicza a RODO, ponieważ dostęp do akt powinien być ograniczony do osób, które rzeczywiście go potrzebują.
Dobrze przeprowadzona digitalizacja akt osobowych może znacząco usprawnić codzienną pracę HR. Zamiast szukać papierowej teczki, pracownik działu kadr może szybciej odnaleźć dokument w systemie, sprawdzić kompletność akt i udostępnić go zgodnie z uprawnieniami.
Korzyści dla HR obejmują:
W tym kontekście digitalizacja dokumentacji kadrowej jest nie tylko projektem archiwalnym, ale również elementem usprawnienia procesów HR.
Sama digitalizacja akt osobowych może poprawić dostęp do dokumentów, ale nie zawsze rozwiązuje wszystkie problemy działu HR. Jeżeli firma chce pracować z dokumentacją kadrową w sposób ciągły, potrzebne jest również środowisko do przechowywania, wyszukiwania i obsługi dokumentów.
Samo skanowanie może nie wystarczyć, gdy:
W takich sytuacjach naturalnym kolejnym krokiem jest Cyfrowa Teczka Osobowa, która pozwala uporządkować dokumenty kadrowe i pracować z nimi w modelu elektronicznym.
PIKA wspiera firmy w przygotowaniu, digitalizacji i uporządkowaniu dokumentacji kadrowej. Proces może obejmować analizę zasobu, porządkowanie akt, przygotowanie dokumentów do skanowania, digitalizację, kontrolę jakości, indeksowanie oraz przekazanie dokumentów do uzgodnionego środowiska.
W zależności od potrzeb organizacji projekt może być powiązany z wdrożeniem Cyfrowej Teczki Osobowej, dzięki czemu dział HR otrzymuje nie tylko cyfrowe odwzorowania dokumentów, ale również narzędzie do ich dalszej obsługi.
To szczególnie ważne w firmach, które chcą przejść od papierowego archiwum kadrowego do uporządkowanego, bezpiecznego i dostępnego modelu pracy z dokumentacją pracowniczą.
Digitalizacja akt osobowych powinna być zaplanowana jako proces, który łączy porządkowanie dokumentacji kadrowej, skanowanie, indeksowanie, kontrolę jakości i przygotowanie dokumentów do pracy w środowisku elektronicznym. Najważniejsze jest zachowanie struktury akt, kompletności dokumentacji i bezpieczeństwa danych pracowników.
Dobrze przeprowadzony projekt ułatwia działowi HR szybki dostęp do dokumentów, ogranicza pracę na papierowych teczkach i przygotowuje firmę do wdrożenia Cyfrowej Teczki Osobowej. Dzięki temu digitalizacja nie kończy się na utworzeniu skanów, ale staje się elementem szerszej zmiany w zarządzaniu dokumentacją kadrową.
Digitalizacja akt osobowych polega na przeniesieniu dokumentacji pracowniczej z formy papierowej do postaci elektronicznej. Obejmuje skanowanie, opisanie dokumentów, przypisanie ich do właściwych pracowników i przygotowanie do dalszego przechowywania lub obsługi w systemie.
Nie. Digitalizacja polega na przygotowaniu cyfrowych odwzorowań dokumentów, natomiast Cyfrowa Teczka Osobowa umożliwia ich uporządkowane przechowywanie, wyszukiwanie, udostępnianie i obsługę w środowisku elektronicznym.
Przed digitalizacją warto sprawdzić kompletność akt, uporządkować dokumenty według pracowników i części teczki, wskazać dokumenty wymagające szczególnej ochrony oraz ustalić sposób opisu i indeksowania plików.
Tak, uporządkowanie akt przed skanowaniem jest bardzo ważne. Pozwala zachować właściwą strukturę dokumentacji, ograniczyć błędy i przygotować dokumenty do późniejszego wykorzystania w Cyfrowej Teczce Osobowej.
Digitalizacji mogą podlegać m.in. akta osobowe, umowy, aneksy, świadectwa pracy, dokumenty BHP, dokumenty płacowe, dokumentacja czasu pracy, oświadczenia, zaświadczenia i dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia.
Nie zawsze. Możliwość zniszczenia papierowych akt zależy od rodzaju dokumentacji, obowiązujących przepisów, procedur firmy i sposobu wdrożenia dokumentacji elektronicznej. Przed zniszczeniem dokumentów trzeba zweryfikować, czy firma może zakończyć ich papierowe przechowywanie.
Digitalizacja akt osobowych ułatwia dostęp do dokumentów, skraca czas wyszukiwania, ogranicza pracę na papierowych teczkach, wspiera firmy wielooddziałowe i przygotowuje dział HR do wdrożenia Cyfrowej Teczki Osobowej.
Cyfrową Teczka Osobową warto wdrożyć wtedy, gdy firma chce nie tylko zeskanować akta, ale również uporządkować ich dalszą obsługę, kontrolować dostęp do dokumentów i ograniczyć papierowy obieg dokumentacji kadrowej.
Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu
Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00
Strefa udostępniania akt osobowych 
