Niszczenie dokumentów zawierających informacje niejawne – na co zwrócić uwagę

Niszczenie dokumentów niejawnych wiąże się z zagadnieniem bezpieczeństwa informacji. Firma, która jest świadoma koniczności i wagi zapewnienia ochrony informacji niejawnych, w sposób odpowiedzialny musi też podejść do procedury niszczenia tego rodzaju dokumentacji. Istnieje wiele zapisów prawnych określających sposoby postępowania z dokumentami niejawnymi oraz nośnikami, na których są one zapisane. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi informacje znajdujące się na nośnikach (np. na dyskach twardych) mają być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Warunek oczywisty, jednak nie zawsze prosty do spełnienia. Warto uporządkować więc wiedzę w zakresie brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Pojęcie dokumentacji niejawnej dotyczy specjalnej grupy dokumentów, które zawierają informacje niejawne, zdefiniowane w Ustawie o ochronie informacji niejawnych z 5 sierpnia 2010 roku. Co ważne, dokumenty niejawne mogą mieć różną postać, czyli nie mają jedynie wersji papierowej. Do informacji tajnych zalicza się również różnego rodzaju scany dokumentów, mapy, a nawet nagrania i zdjęcia. Dokumenty niejawne są opatrzone odpowiednią klauzulą tajności i podlegają specjalnej ochronie. Dokumentacja ta jest też przechowywana i przetwarzana na ściśle określonych zasadach. Tajność dokumentów ustala się według europejskiej normy DIN 66399, która wyszczególnia pięć stopni tajności. Im ten stopień jest wyższy, tym bardziej wymaga zachowania bezpieczeństwa dotyczącego niszczenia dokumentów.

Po upływie okresu przechowywania dokumentów niejawnych należy przekazać je do zniszczenia. Poufne dane muszą być brakowane zgodnie z przepisami prawa. Należy więc pamiętać, że niewłaściwe niszczenie dokumentów niejawnych może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami. Procedura przebiegać ma zgodnie z narzuconymi odgórnie przepisami prawa. Czyli jakimi? Zasady niszczenia dokumentów niejawnych znajdują swoje regulacje w kilku aktach prawnych. Są to:

• Ustawa o ochronie informacji niejawnych z dnia 5 sierpnia 2010 r.,
• Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r.,
• norma DIN 66399 – obowiązująca od października 2012 roku.

Jak pisaliśmy wcześniej, europejska norma DIN 66399 wyróżnia pięć stopni tajności. Wyższy poziom tajności wymaga zawsze większego bezpieczeństwa podczas procesu niszczenia.

Usługę niszczenia zbędnej dokumentacji, także informacji niejawnych, zazwyczaj zleca się jako usługę stałą lub jednorazową. Należy na początku ustalić szczegóły dotyczące przekazania dokumentów niejawnych. Specjalna grupa dokumentów powinna być wcześniej wydzielona i przygotowana do transportu w specjalnych plombowanych workach, co gwarantuje poufność danych. Worki te są zazwyczaj ważone na miejscu odbioru, a łączna ich waga zapisywana jest na protokole odbioru.

Odbiór i transport materiałów poufnych odbywa się zawsze w wyznaczonym uprzednio terminie. Dokumenty i nośniki transportowane są w bezpiecznych, zamkniętych i zaplombowanych pojemnikach. Transport realizowany jest zgodnie z zaleceniami, czyli zawsze za pomocą specjalnie przystosowanych do tego pojazdów. Rozładunek materiałów do zniszczenia ma zazwyczaj miejsce w zamkniętej i monitorowanej niszczarni.

Sam proces brakowania należy przeprowadzić możliwie jak najszybciej, z wykorzystaniem specjalistycznego sprzętu (norma DIN 66399). Cały proces utylizacji poufnej dokumentacji jest odpowiednio monitorowany. Wszystkie dokumenty są poddawane procesom cięcia i szarpania do postaci ścinek. Po zakończonym procesie niszczenia dokumentacja jest prasowana i belowana, a następnie utylizowana chemicznie w profesjonalnych papierniach. Procedura niszczenia dokumentów niejawnych powinna zostać zakończona wystawieniem dokumentu potwierdzającego właściwe przeprowadzenie procesu niszczenia dokumentów niejawnych.

Choć niszczenie dokumentów niejawnych prywatne firmy i instytucje mogą przeprowadzić we własnym zakresie, czyli z wykorzystaniem własnej przestrzeni i narzędzi, to jednak bardzo wielu przedsiębiorców decyduje się na przekazanie tego procesu firmom specjalizującym się w kompleksowych usługach niszczenia dokumentacji. Chociaż przedsiębiorcy nie potrzebują na brakowanie dokumentacji zgody archiwum państwowego, to jednak nieodwracalne zniszczenie dokumentacji we własnym zakresie zwykle jest bardzo trudne. Wiele firm, zwłaszcza dużych, decyduje się dziś na regularne zlecanie utylizacji dokumentów niejawnych firmom specjalistycznym. Mają one spore doświadczenie, wyspecjalizowaną kadrę i niezbędną infrastrukturę (dedykowane niszczarnie i maszyny do brakowania dokumentacji). Dlaczego warto zdecydować się na niszczenie dokumentacji niejawnych ze wsparciem specjalistów? Zyskujesz spokój i możesz mieć pewność, że dokumenty są brakowane w sposób profesjonalny, zgodny z przepisami prawa. Warto więc wybrać firmy, które mają już spore doświadczenie w tym zakresie i specjalizują się w ochronie informacji niejawnych.

Istotnym elementem procesu zarządzania informacją jest także szybkie i bezpieczne niszczenie tej części zasobów, które nie są już firmie potrzebne. Proces ten przebiegać powinien sprawnie, z zachowaniem zasad poufności danych oraz zgodnie z najwyższymi standardami ochrony środowiska, zwłaszcza wówczas, kiedy procesem tym objęte są dokumenty niejawne. Procedura niszczenia dokumentów niejawnych jest ściśle określona przez akty prawne. Każdy przedsiębiorca musi więc zapoznać się z obowiązującymi regulacjami prawnymi i stosować się do zasad brakowania dokumentacji niearchiwalnej. To wielka odpowiedzialność. Warto zadanie to powierzyć ekspertom od brakowania dokumentacji.