Archiwizacja dokumentów kadrowych

Dokumentacja pracownicza to niezwykle ważna grupa dokumentów. Zatrudniając pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą: akta pracownicze (akta osobowe pracownika w kategoriach A, B, C i D) oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która obejmuje m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, udzielenia zwolnień od pracy, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego oraz kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Zakres, sposób oraz warunki prowadzenia, przechowywania i zmiany postaci dokumentacji pracowniczej określa szczegółowo Rozporządzenie Ministra Pracy z dnia 10 grudnia 2018 r. Zgodnie z nim dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Co ważne, od 1 stycznia 2019 r. nie ma już konieczności prowadzenia papierowej teczki akt osobowych pracownika. To duża zmiana. Możliwość tworzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej jest odpowiedzią na czasy cyfrowej rewolucji. Nie dziwi wiec fakt, że coraz więcej firm z tego korzysta.

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywania w ściśle określony sposób. Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej tak, aby zagwarantować zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynika bezpośrednio z aktów prawnych. Obowiązek ten dotyczy praktycznie wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem, m.in. listy plac, karty wynagrodzeń. To dokumentacja, która stanowi dla pracownika podstawę służącą do wyliczenia wysokości świadczenia w momencie przejścia na emeryturę lub wnioskowania o przyznanie renty. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej nawet wówczas, kiedy stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

Akta osobowe pracownika składają się zawsze z 4 dokładnie określonych części: A, B, C i D. W części A znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych pracownika, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. W części B przechowywane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Część z kolei zawiera oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Ostatnia część (D) przeznaczona jest na odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Dokumentacja kadrowa to specjalna grupa dokumentów. Ma ona wysoką kategorię archiwalną i zgodnie z prawem powinna być przechowywana nawet przez 50 lat od daty jej wytworzenia. Dlatego właśnie wiele zwłaszcza dużych firm potrzebuje profesjonalnego wsparcia i szybkiego wdrożenia systemów do zarządzania i aktualizacji dokumentacji pracowniczej. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy) przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku lub później oraz jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999–2018 (warunkiem jest tu złożenie do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie oświadczenia ZUS OSW i raportu informacyjnego ZUS RIA). Okres 10 lat liczony jest od ostatniego dnia w roku, w którym złożysz raport informacyjny. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej obejmuje 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma tu znaczenia, czy dana osoba wciąż pracuje, czy stosunek pracy uległ już rozwiązaniu .

Ustawodawca nakłada na pracodawcę obowiązek archiwizacji dokumentów pracowniczych. Co w przypadku, jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni? Na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1000 zł do nawet 30 tys. zł. Zarówno prowadzenie, jak i archiwizacja dokumentów pracowniczych, jest zatem jednym z głównych obowiązków pracodawcy. Zgodnie z przepisami dokumentacja taka może mieć postać papierową bądź cyfrową, które Kodeks pracy uznaje obecnie za równoważne.

Dokumenty pracownicze mogą być przechowywane na kilka sposobów. Jednym z nich jest oczywiście tradycyjna archiwizacja dokumentacji pracowniczej (papierowe akta pracownicze). Nowoczesne technologie w obszarze HR otwierają dziś jednak przed pracodawcami zupełnie nowe możliwości. Transformacja cyfrowa biznesu to ciągły proces, który otwiera biznes na innowacyjne narzędzia archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Coraz częściej pracodawcy wiec sięgają dziś po platformy cyfrowe – inteligentne archiwum kadrowe przygotowane na przechowywanie dokumentów oraz profesjonalną obsługę dokumentacji pracowniczej. Cały proces polega tu właściwie na kompleksowej digitalizacji dokumentacji pracowniczej, która zostaje następnie zaimportowana do systemu elektronicznego, tworząc kompletną teczkę pracowniczą, dostępną dla pracodawcy praktycznie w każdym czasie i z każdego miejsca. Platformy cyfrowe mają też wiele rozbudowanych funkcjonalności, które pozwalają na przykład na przeszukiwanie bazy gromadzonych informacji czy generowanie raportów.

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej to bardzo ważny proces. Warto powierzyć go więc tym, którzy znają cały proces zarządzania dokumentacją, wiedzą, jak szybko i dobrze archiwizować dokumenty pracownicze, zarówno papierowe, jak i cyfrowe. Dzięki wykorzystaniu modelu elektronicznego archiwum dokumentacja pracownicza przechowywana jest w bezpiecznym miejscu, a zarządza nią wykwalifikowana kadra specjalistów. Jest to optymalne rozwiązanie, które zapewnia oszczędność miejsca – dokumentacja pracownicza znajduje się w jednym elektronicznym archiwum, nie zajmując już znacznej przestrzeni biurowej. Dokumentacja pracownicza przechowywana w elektronicznym repozytorium to także znaczne obniżenie kosztów związanych z przetrzymywaniem dokumentacji w tradycyjnych magazynach biurowych. Wielu pracodawców bardzo szybko zauważa tu efekty. To nie jedyna zaleta. Cyfrowa dokumentacja pracownicza zwiększa bezpieczeństwo tak ważnych przechowywanych danych i jest jak najbardziej zgodna z wymogami rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Elektroniczny model przechowywania dokumentacji pracowniczej rozwiązuje też problem związany z możliwością zniszczenia czy też zagubienia akt pracowniczych.

Dokumentowanie historii stosunku pracy zapewnia właściwe kształtowanie i respektowanie przez obie strony wzajemnych praw i obowiązków. Dokumentacja pracownicza ma ogromne znaczenie również po ustaniu stosunku pracy, dlatego niezwykle ważne jest zarówno właściwe prowadzenie, jak i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Obowiązkiem pracodawcy jest ewidencjonowanie oraz archiwizacja tej kategorii dokumentów. Zasady w tym zakresie ściśle określa Kodeks Pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy. W dobie transformacji warto korzystać z innowacyjnych metod i form przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz inteligentnych rozwiązań – cyfrowych teczek, które wprowadzają obszar HR na zupełnie inny poziom zarządzania dokumentacją pracowniczą.