Archiwizacja dokumentów kadrowych jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Dokumentacja pracownicza zawiera informacje dotyczące zatrudnienia, przebiegu pracy, wynagrodzenia, czasu pracy, uprawnień pracownika oraz zakończenia stosunku pracy. Musi być prowadzona i przechowywana w sposób uporządkowany, bezpieczny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami.
Papierowe archiwum HR może jednak z czasem generować coraz większe koszty. Firmy płacą nie tylko za powierzchnię, segregatory, szafy i pudełka archiwizacyjne, ale także za czas pracy potrzebny na ręczne wyszukiwanie dokumentów, ich porządkowanie, udostępnianie i zabezpieczanie. Koszty archiwizacji papierowej dokumentacji pracowniczej można ograniczyć przez właściwe uporządkowanie akt, weryfikację okresów przechowywania, przekazanie dokumentacji do archiwum zewnętrznego, digitalizację oraz stopniowe przechodzenie na elektroniczne rozwiązania HR.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów pomaga zachować kontrolę nad dokumentacją kadrową, ograniczyć ryzyko błędów i przygotować firmę do dalszej cyfryzacji obszaru HR.
Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe pracowników oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla każdego pracownika, a następnie jej przechowywania przez wymagany okres. Oficjalny serwis gov.pl wskazuje, że dokumentacja pracownicza obejmuje zarówno akta osobowe, jak i pozostałą dokumentację dotyczącą stosunku pracy.
W praktyce dokumentacja kadrowa może obejmować m.in.:
Jest to dokumentacja szczególnie wrażliwa, ponieważ zawiera dane osobowe i informacje dotyczące historii zatrudnienia. Dlatego jej archiwizacja nie powinna być przypadkowym przechowywaniem teczek w szafach, lecz uporządkowanym procesem zarządzania aktami.
Akta osobowe pracownika są jednym z najważniejszych elementów dokumentacji pracowniczej. Zawierają dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem stosunku pracy, przebiegiem zatrudnienia, zakończeniem pracy oraz innymi zdarzeniami przewidzianymi w przepisach.
Dokumenty w aktach osobowych powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, uporządkowane i możliwe do udostępnienia w razie potrzeby. Gov.pl wskazuje, że oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone chronologicznie oraz ponumerowane.
Z punktu widzenia kosztów archiwizacji ważne jest nie tylko to, jakie dokumenty firma przechowuje, ale również czy są one właściwie opisane, kompletne i możliwe do szybkiego odnalezienia. Chaos w aktach osobowych zwiększa czas obsługi dokumentacji i utrudnia kontrolę nad archiwum HR.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy oraz od tego, czy pracodawca spełnił warunki pozwalające skrócić okres przechowywania dokumentów.
Zgodnie z informacjami gov.pl pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia oraz odpowiednio: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny, albo 50 lat od ustania stosunku pracy.
W uproszczeniu:
ZUS wskazuje, że dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko po spełnieniu dodatkowych warunków, m.in. przekazaniu oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.
Weryfikacja okresów przechowywania jest jednym z najważniejszych sposobów ograniczania kosztów papierowego archiwum HR. Firma nie powinna przechowywać dokumentów dłużej, niż jest to wymagane, ale jednocześnie nie może niszczyć ich przed upływem właściwego okresu.
Tak. Archiwizacja dokumentów pracowniczych jest obowiązkiem pracodawcy. Dokumentacja musi być przechowywana w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem ani zniszczeniem dokumentów. Taki obowiązek opisuje gov.pl w części dotyczącej podstawowych obowiązków pracodawcy związanych z dokumentacją pracowniczą.
Nieprawidłowe prowadzenie lub przechowywanie dokumentacji pracowniczej może oznaczać ryzyko organizacyjne, prawne i finansowe. Problemem nie jest więc tylko sama liczba segregatorów, ale także brak kontroli nad tym, gdzie znajdują się dokumenty, kto ma do nich dostęp, czy są kompletne i czy można je szybko odnaleźć.
Koszty papierowej dokumentacji pracowniczej są często większe, niż wynikałoby z samej liczby teczek. Firmy zauważają przede wszystkim koszt powierzchni, ale archiwum papierowe angażuje także czas pracowników, wymaga odpowiedniego wyposażenia i utrzymania procedur bezpieczeństwa.
Najczęstsze koszty papierowego archiwum HR to:
Im większa organizacja, tym bardziej rośnie znaczenie kosztów pośrednich. Pracownik HR, który przez kilkanaście lub kilkadziesiąt minut szuka jednego dokumentu w papierowym archiwum, traci czas, który mógłby przeznaczyć na bieżącą obsługę pracowników lub procesy kadrowe.
Koszty archiwizacji papierowej dokumentacji pracowniczej można zmniejszyć przez połączenie kilku działań: uporządkowania akt, weryfikacji okresów przechowywania, optymalizacji powierzchni, digitalizacji, wdrożenia elektronicznej dokumentacji oraz bezpiecznego niszczenia dokumentów, których nie trzeba już przechowywać.
Pierwszym krokiem powinna być weryfikacja, które dokumenty muszą być nadal przechowywane i przez jaki okres. Szczególne znaczenie ma rozróżnienie dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1999 r., w latach 1999–2018 oraz od 2019 r.
W przypadku części pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018 możliwe jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat, jeśli pracodawca spełni warunki związane z dokumentami ZUS OSW i ZUS RIA. ZUS podkreśla, że jeśli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych ZUS RIA, będzie zobowiązany przechowywać wskazaną dokumentację przez 50 lat.
Taka analiza pozwala uniknąć niepotrzebnego przechowywania akt, które mogą już nie wymagać dalszej archiwizacji. Jednocześnie musi być wykonana ostrożnie, ponieważ zbyt szybkie zniszczenie dokumentacji może narazić firmę na poważne ryzyko.
Drugim krokiem jest porządkowanie akt. Dokumentacja pracownicza powinna być podzielona według pracowników, okresów, typów dokumentów i obowiązujących kategorii. Dzięki temu firma wie, jakie akta posiada, gdzie się znajdują i co można z nimi zrobić dalej.
Porządkowanie pozwala wydzielić dokumenty aktualne, dokumenty wymagające dalszego przechowywania, dokumenty do digitalizacji oraz te, które mogą zostać poddane dalszej weryfikacji pod kątem brakowania. Samo uporządkowanie archiwum często zmniejsza koszty obsługi, ponieważ skraca czas wyszukiwania dokumentów i ogranicza liczbę błędów.
Nie każda firma musi utrzymywać własne archiwum kadrowe w biurze. W przypadku dużych zasobów dokumentacji korzystniejsze może być przekazanie akt do wyspecjalizowanego archiwum zewnętrznego. Pozwala to ograniczyć koszty powierzchni, zabezpieczenia dokumentów i codziennego zarządzania zasobem papierowym.
Archiwum zewnętrzne może być szczególnie opłacalne, gdy firma przechowuje dokumentację byłych pracowników, dokumenty rzadko wykorzystywane albo akta, które muszą być przechowywane przez wiele lat, ale nie są potrzebne w bieżącej pracy HR.
Kolejnym sposobem ograniczenia kosztów jest digitalizacja dokumentów. Przeniesienie dokumentacji papierowej do postaci cyfrowej ułatwia wyszukiwanie informacji, ogranicza konieczność ręcznej obsługi akt i może zmniejszyć zależność działu HR od fizycznego archiwum.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mogą przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. Gov.pl wskazuje, że przy przejściu z dokumentacji papierowej na elektroniczną dotychczasowa dokumentacja papierowa zostaje zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Digitalizacja nie powinna jednak oznaczać jedynie stworzenia folderu ze skanami. Żeby realnie zmniejszyć koszty obsługi dokumentów, pliki powinny być uporządkowane, opisane i możliwe do wyszukiwania. W przeciwnym razie firma może przenieść chaos z papierowego archiwum do środowiska cyfrowego.
Cyfrowa teczka osobowa może być kolejnym krokiem po uporządkowaniu i digitalizacji dokumentacji kadrowej. Nie jest tym samym co klasyczna archiwizacja. Archiwizacja dotyczy prawidłowego przechowywania dokumentacji pracowniczej, natomiast cyfrowa teczka osobowa wspiera bieżące zarządzanie dokumentami HR w formie elektronicznej.
Dzięki e-teczce dział HR może szybciej wyszukiwać dokumenty, zarządzać dostępem, ograniczać ręczną obsługę papierowych akt i pracować z dokumentacją niezależnie od lokalizacji. To szczególnie istotne w organizacjach wielooddziałowych, firmach z dużą liczbą pracowników oraz przedsiębiorstwach, które chcą stopniowo ograniczać papierowe archiwa HR.
Dokumenty, których okres przechowywania minął, nie powinny po prostu zalegać w archiwum. Po weryfikacji i spełnieniu wymaganych warunków można przekazać je do bezpiecznego zniszczenia. Gov.pl wskazuje, że pracodawca ma obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści po upływie okresu na jej odbiór przez pracownika.
Profesjonalne niszczenie dokumentacji pomaga odzyskać przestrzeń i ograniczyć ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych. W przypadku dokumentacji kadrowej szczególnie ważna jest poufność procesu i potwierdzenie wykonania usługi.
Dokumentacja pracownicza może być prowadzona i przechowywana w postaci papierowej lub elektronicznej. Obie formy wymagają zachowania poufności, integralności, kompletności i dostępności dokumentów. Różnica polega na tym, że dokumentacja elektroniczna może znacząco ograniczyć koszty związane z powierzchnią, ręcznym wyszukiwaniem akt i fizycznym obiegiem dokumentów.
Papierowa dokumentacja może być wystarczająca w mniejszych organizacjach lub tam, gdzie liczba akt jest niewielka. W większych firmach, przy wielu lokalizacjach i rozbudowanej strukturze HR, model papierowy często staje się kosztowny i trudny w obsłudze.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza daje większe możliwości wyszukiwania, udostępniania i kontroli dostępu. Może też skrócić czas obsługi spraw kadrowych oraz zmniejszyć ryzyko zagubienia dokumentów. Wdrożenie takiego modelu powinno być jednak poprzedzone analizą zasobu, uporządkowaniem akt i dobrym zaplanowaniem procesu.
Zewnętrzne wsparcie warto rozważyć wtedy, gdy firma ma duży zasób dokumentacji pracowniczej, akta są nieuporządkowane, brakuje miejsca w biurze albo dział HR traci zbyt dużo czasu na ręczną obsługę archiwum.
Specjaliści mogą pomóc w:
Dzięki temu firma nie musi samodzielnie utrzymywać całej infrastruktury archiwalnej ani angażować działu HR w czasochłonne prace porządkowe.
PIKA wspiera firmy w profesjonalnym zarządzaniu dokumentacją kadrową, zarówno w modelu papierowym, jak i cyfrowym. W zależności od potrzeb organizacji wsparcie może obejmować archiwizację, porządkowanie akt, digitalizację dokumentów, wdrożenie cyfrowej teczki osobowej oraz bezpieczne niszczenie dokumentacji po upływie wymaganego okresu przechowywania.
Dzięki temu firma może ograniczyć koszty papierowego archiwum HR, usprawnić dostęp do dokumentów i przygotować dokumentację pracowniczą do dalszej cyfryzacji.
Archiwizacja dokumentów kadrowych to obowiązek pracodawcy, ale sposób jej organizacji ma duży wpływ na koszty działania firmy. Papierowe archiwum HR generuje wydatki związane z powierzchnią, wyposażeniem, obsługą dokumentów, czasem pracy działu HR i ryzykiem organizacyjnym.
Koszty archiwizacji papierowej dokumentacji pracowniczej można zmniejszyć przez uporządkowanie akt, weryfikację okresów przechowywania, korzystanie z archiwum zewnętrznego, digitalizację, wdrożenie cyfrowej teczki osobowej oraz bezpieczne niszczenie dokumentów, których okres przechowywania już minął. Najlepsze efekty daje podejście etapowe: najpierw rozpoznanie i uporządkowanie zasobu, następnie decyzja, które dokumenty przechowywać, które zdigitalizować, a które po spełnieniu wymagań można usunąć z archiwum.
Koszty można zmniejszyć przez uporządkowanie akt, sprawdzenie okresów przechowywania, wydzielenie dokumentów niewymagających dalszego przechowywania, przekazanie zasobu do archiwum zewnętrznego, digitalizację dokumentacji oraz wdrożenie cyfrowej teczki osobowej.
Tak. Dokumentacja pracownicza może być prowadzona i przechowywana w postaci papierowej albo elektronicznej. Przy zmianie postaci z papierowej na elektroniczną konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go odpowiednim kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną.
Zależy to m.in. od daty zatrudnienia pracownika. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. zasadniczo obowiązuje 10-letni okres przechowywania od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018 skrócenie z 50 do 10 lat wymaga spełnienia dodatkowych warunków, m.in. złożenia dokumentów ZUS OSW i ZUS RIA.
Tak, digitalizacja może zmniejszyć koszty obsługi papierowego archiwum HR, ponieważ ułatwia wyszukiwanie dokumentów, ogranicza ręczną pracę i zmniejsza zależność od fizycznych teczek. Największe efekty daje wtedy, gdy dokumenty są uporządkowane, opisane i dostępne w systemie pozwalającym na szybkie wyszukiwanie.
Cyfrowa teczka osobowa może ograniczyć lub zastąpić część papierowego archiwum HR, jeśli dokumentacja jest prowadzona zgodnie z wymaganiami dla postaci elektronicznej. W praktyce wymaga to uporządkowania dokumentacji, digitalizacji akt, odpowiedniego uwierzytelnienia dokumentów oraz wdrożenia systemu z kontrolą dostępu.
Dokumentację pracowniczą można zniszczyć dopiero po upływie właściwego okresu przechowywania i okresu, w którym pracownik ma możliwość jej odbioru. Zniszczenie powinno odbyć się w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści dokumentów.
Tak, szczególnie gdy firma ma dużą liczbę akt, brakuje jej miejsca, dokumentacja jest nieuporządkowana albo dział HR traci dużo czasu na ręczne wyszukiwanie dokumentów. Zewnętrzny partner może pomóc w porządkowaniu, przechowywaniu, digitalizacji i bezpiecznym niszczeniu dokumentacji.
Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu
Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00
Strefa udostępniania akt osobowych 
