Cyfrowe archiwum dokumentów – czym różni się od zwykłego skanowania?

Dla wielu organizacji samo zeskanowanie dokumentów jest pierwszym krokiem do cyfryzacji, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z zarządzaniem dokumentacją. Jeżeli pliki nie mają spójnych nazw, metadanych, indeksów, struktury dostępu i zasad archiwizacji, firma nadal może tracić czas na szukanie dokumentów, pracować na nieaktualnych wersjach albo mieć trudność z przygotowaniem dokumentacji do audytu, kontroli lub dalszego obiegu.

Zwykłe skanowanie dokumentów polega na utworzeniu cyfrowej kopii papierowego dokumentu. Efektem może być plik PDF, JPG, TIFF lub inny format graficzny. Taki plik można zapisać na dysku, przesłać e-mailem albo umieścić w folderze firmowym.

Skanowanie jest więc czynnością techniczną. Jego głównym celem jest przeniesienie dokumentu z papieru do formy cyfrowej. Sam skan nie oznacza jednak jeszcze, że dokument został właściwie opisany, sklasyfikowany, zabezpieczony i przygotowany do pracy w organizacji.

W praktyce digitalizacja dokumentów powinna obejmować nie tylko samo wykonanie skanów, ale także przygotowanie plików do dalszego wykorzystania w firmie. Dopiero wtedy dokumenty cyfrowe mogą realnie wspierać pracę działów, archiwum, księgowości, HR czy obsługi klienta.

Problem pojawia się wtedy, gdy firma ma setki, tysiące albo miliony stron dokumentów. Same pliki, nawet poprawnie zeskanowane, mogą szybko stać się kolejnym nieuporządkowanym archiwum — tylko że zamiast segregatorów i pudeł powstają foldery, podfoldery i pliki o przypadkowych nazwach.

Cyfrowe archiwum dokumentów to uporządkowany system przechowywania i zarządzania dokumentami w postaci elektronicznej. Jego celem nie jest samo zapisanie skanów, ale stworzenie zasobu, który można łatwo przeszukiwać, kontrolować, udostępniać i zabezpieczać.

W cyfrowym archiwum dokument może być opisany metadanymi, przypisany do konkretnej kategorii, sprawy, klienta, pracownika, projektu, faktury, umowy lub innego procesu biznesowego. Dzięki temu użytkownik nie musi pamiętać, w którym folderze zapisano plik. Może wyszukać dokument po określonych danych, np. numerze, dacie, nazwie kontrahenta, typie dokumentu albo statusie sprawy.

Jeżeli firma chce uporządkować dokumenty nie tylko jako pliki, ale jako zasób dostępny dla wielu działów, naturalnym kolejnym krokiem jest wdrożenie cyfrowego archiwum w firmie. Pozwala ono przejść od prostego przechowywania skanów do świadomego zarządzania dokumentacją.

Cyfrowe archiwum może też wspierać kontrolę dostępu. Oznacza to, że nie każdy użytkownik widzi wszystkie dokumenty. Dostęp można przypisać do działu, roli, typu dokumentacji lub zakresu obowiązków. To szczególnie ważne w przypadku dokumentacji kadrowej, księgowej, medycznej, prawnej, administracyjnej lub zawierającej dane osobowe.

Firmy, które chcą uporządkować dokumentację w takim modelu, mogą korzystać z rozwiązań takich jak Cyfrowe Archiwum, które wspiera nie tylko przechowywanie plików, ale również ich organizację i dalsze wykorzystanie w pracy firmy.

Najprościej można powiedzieć, że zwykłe skanowanie tworzy plik, a cyfrowe archiwum tworzy uporządkowany zasób dokumentów.

Zeskanowany dokument może wyglądać poprawnie, ale jeżeli nie wiadomo, czego dotyczy, do jakiej sprawy należy, kto powinien mieć do niego dostęp i jak długo należy go przechowywać, jego użyteczność jest ograniczona. Cyfrowe archiwum rozwiązuje ten problem, ponieważ porządkuje dokument nie tylko jako obraz, ale jako element większego procesu informacyjnego.

Przykład: faktura zapisana jako „scan_001.pdf” jest tylko plikiem. Ta sama faktura w cyfrowym archiwum może być opisana numerem faktury, nazwą dostawcy, datą wystawienia, kwotą, działem odpowiedzialnym, statusem akceptacji i okresem przechowywania. Dzięki temu można ją szybciej znaleźć, powiązać z innymi dokumentami i udostępnić właściwej osobie.

W firmach, w których dokumenty są wykorzystywane przez wiele działów, dobrze zaprojektowane repozytorium dokumentów w firmie pomaga ograniczyć chaos, liczbę kopii i ryzyko pracy na nieaktualnych plikach.

Same skany mogą być wystarczające, jeżeli firma digitalizuje niewielką liczbę dokumentów i potrzebuje jedynie ich kopii zapasowej. Problem zaczyna się wtedy, gdy dokumenty mają być realnie wykorzystywane w codziennej pracy.

Najczęstsze problemy przy samych skanach to:

• trudność w odnalezieniu właściwego pliku,
• przypadkowe nazwy dokumentów,
• wiele wersji tego samego pliku,
• brak informacji, czego dotyczy dokument,
• brak powiązania dokumentu ze sprawą, klientem lub pracownikiem,
• brak kontroli nad tym, kto ma dostęp do dokumentów,
• brak spójnych zasad przechowywania,
• trudność w przygotowaniu dokumentacji do audytu lub kontroli.

W praktyce oznacza to, że firma może mieć dokumenty w wersji cyfrowej, ale nadal nie mieć nad nimi pełnej kontroli. Przy większych zasobach kluczowe staje się więc szybkie odnajdywanie dokumentów w firmie, a to wymaga czegoś więcej niż folderów i nazw plików.

Metadane i indeksy to jedne z najważniejszych elementów odróżniających cyfrowe archiwum od zwykłego folderu ze skanami. Są to informacje opisujące dokument i ułatwiające jego późniejsze wyszukanie.

W zależności od rodzaju dokumentacji mogą to być m.in.:

• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data wpływu,
• nazwa kontrahenta,
• imię i nazwisko pracownika,
• numer sprawy,
• typ dokumentu,
• dział odpowiedzialny,
• status dokumentu,
• okres przechowywania,
• powiązanie z klientem, projektem lub procesem.

Dzięki metadanym dokument przestaje być anonimowym plikiem. Staje się elementem uporządkowanego zasobu, który można filtrować, wyszukiwać i analizować.

OCR, czyli optyczne rozpoznawanie tekstu, pozwala zamienić treść zeskanowanego dokumentu na tekst możliwy do przeszukiwania. Dzięki temu użytkownik może odnaleźć dokument nie tylko po nazwie pliku, ale również po słowach znajdujących się w jego treści.

OCR jest bardzo pomocny, ale sam w sobie również nie tworzy jeszcze cyfrowego archiwum. Może być jednym z elementów digitalizacji, ale pełną wartość daje dopiero w połączeniu z metadanymi, strukturą dokumentów, kontrolą dostępu i zasadami przechowywania.

Dlatego digitalizacja dokumentów powinna być planowana nie tylko jako skanowanie papieru, ale jako przygotowanie dokumentów do dalszej pracy w firmie.

Cyfrowe archiwum i elektroniczny obieg dokumentów są ze sobą powiązane, ale nie oznaczają dokładnie tego samego.

Cyfrowe archiwum odpowiada przede wszystkim za uporządkowane przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów wspiera natomiast przepływ dokumentów przez firmę: rejestrację, opis, akceptację, dekretację, przekazanie do właściwej osoby i zakończenie sprawy.

W praktyce dokument może najpierw trafić do obiegu, a po zakończeniu procesu zostać zapisany w cyfrowym archiwum. Przykładem może być faktura, która po wpływie do firmy trafia do akceptacji, a następnie zostaje zarchiwizowana z odpowiednimi danymi.

Właśnie dlatego cyfrowe archiwum dobrze współpracuje z rozwiązaniami takimi jak Cyfrowy Obieg Dokumentów.

Jeżeli problemem firmy jest nie tylko przechowywanie plików, ale także przekazywanie dokumentów między działami, dobrym uzupełnieniem archiwum może być wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów w firmie. Pozwala ono uporządkować rejestrację, akceptację i dalszą pracę z dokumentami.

Zwykłe skanowanie może być wystarczające, gdy firma:

• digitalizuje pojedyncze dokumenty,
• potrzebuje kopii roboczej,
• nie musi wyszukiwać dokumentów po wielu kryteriach,
• nie pracuje na dużych zasobach dokumentacji,
• nie potrzebuje zaawansowanego zarządzania dostępem,
• nie planuje dalszego obiegu dokumentów w systemie.

W takich przypadkach skan może pełnić funkcję pomocniczą. Warto jednak pamiętać, że wraz ze wzrostem liczby dokumentów rośnie też potrzeba ich porządkowania.

Cyfrowe archiwum jest potrzebne szczególnie wtedy, gdy firma:

• ma dużą liczbę dokumentów,
• dokumenty są rozproszone między działami lub lokalizacjami,
• pracownicy tracą czas na szukanie plików,
• różne działy potrzebują dostępu do tej samej dokumentacji,
• firma chce ograniczyć papierowe archiwum,
• dokumentacja musi być dostępna do audytu, kontroli lub obsługi spraw,
• dokumenty zawierają dane osobowe lub informacje poufne,
• potrzebne są metadane, indeksy i kontrola dostępu,
• organizacja chce połączyć archiwum z obiegiem dokumentów.

Do cyfrowego archiwum mogą trafiać różne typy dokumentacji, m.in.:

• umowy,
• faktury,
• dokumenty księgowe,
• dokumentacja kadrowa,
• akta osobowe,
• korespondencja przychodząca i wychodząca,
• dokumenty klientów,
• dokumentacja medyczna,
• dokumentacja techniczna,
• dokumenty projektowe,
• protokoły,
• decyzje,
• załączniki,
• dokumenty administracyjne.

Najważniejsze jest to, aby przed digitalizacją i archiwizacją określić, jakie typy dokumentów mają zostać objęte procesem, jak powinny być opisane i kto będzie z nich korzystał.

Jeżeli dokumentacja papierowa jest nieuporządkowana, przed jej przeniesieniem do cyfrowego archiwum warto rozważyć porządkowanie akt. Dzięki temu łatwiej ustalić strukturę dokumentów, kategorie, kompletność i dalszy sposób pracy z zasobem.

Przy większych zasobach ważnym etapem jest też przygotowanie firmowego archiwum do digitalizacji. Bez wcześniejszego uporządkowania akt firma może przenieść do systemu te same problemy, które wcześniej występowały w papierowym archiwum.

Cyfrowe archiwum pomaga przede wszystkim odzyskać kontrolę nad dokumentacją. Firma zyskuje nie tylko pliki, ale uporządkowany system pracy z dokumentami.

Najważniejsze korzyści to:

• szybsze wyszukiwanie dokumentów,
• mniejsze ryzyko zagubienia akt,
• lepsza kontrola dostępu,
• łatwiejsze przygotowanie dokumentów do audytu lub kontroli,
• ograniczenie pracy na nieaktualnych wersjach plików,
• możliwość połączenia dokumentów z procesami firmowymi,
• uporządkowanie dokumentacji rozproszonej między działami,
• większa przejrzystość zasobu,
• łatwiejsze zarządzanie archiwizacją i retencją dokumentów.

W praktyce cyfrowe archiwum wspiera nie tylko administrację, ale również HR, księgowość, działy prawne, obsługę klienta, sprzedaż, zarząd i zespoły operacyjne.

Warto pamiętać, że cyfrowe archiwum nie powinno być traktowane jako sposób na przeniesienie chaosu z papieru do systemu. Jeżeli dokumentacja przed digitalizacją jest niekompletna, źle opisana lub rozproszona, problemy mogą zostać przeniesione do środowiska cyfrowego.

Dlatego przed rozpoczęciem projektu ważne jest ustalenie:

• jakie dokumenty mają zostać zdigitalizowane,
• które dokumenty są nadal potrzebne,
• jakie kategorie dokumentów występują w firmie,
• jak dokumenty powinny być opisane,
• kto będzie z nich korzystał,
• jakie uprawnienia są potrzebne,
• co zrobić z dokumentami papierowymi po digitalizacji.

Dopiero takie podejście sprawia, że cyfrowe archiwum realnie wspiera pracę organizacji.

Po zakończeniu digitalizacji firma powinna też ustalić dalszy los oryginałów papierowych. W wielu organizacjach ważnym etapem jest określenie, co zrobić z dokumentami papierowymi po digitalizacji — które akta należy nadal przechowywać, które przekazać do archiwum, a które po spełnieniu odpowiednich warunków można przeznaczyć do brakowania lub niszczenia

Zwykłe skanowanie dokumentów pozwala utworzyć cyfrową kopię papieru, ale nie zawsze rozwiązuje problem zarządzania dokumentacją. Cyfrowe archiwum dokumentów idzie krok dalej: porządkuje dokumenty, opisuje je metadanymi, umożliwia szybkie wyszukiwanie, kontrolę dostępu i bezpieczne przechowywanie.

Dla firmy różnica jest zasadnicza. Skan to plik. Cyfrowe archiwum to uporządkowany zasób dokumentów, który może wspierać codzienną pracę działów, przygotowanie do kontroli, obsługę klientów, archiwizację i dalszy obieg dokumentów.

Jeżeli organizacja chce nie tylko ograniczyć papier, ale również usprawnić dostęp do informacji, cyfrowe archiwum będzie znacznie lepszym rozwiązaniem niż samo skanowanie dokumentów.