Wstęp
W dzisiejszych czasach większość rzeczy do tej pory znanych z nośników analogowych, takich jak książki, płyty, zdjęcia czy mapy zostaje przeniesiona do komputera i tworzy się ich cyfrową wersję. Nie inaczej jest z dokumentami firmowymi, które do niedawna ciężko było sobie wyobrazić w formie innej niż papierowa. Elektroniczny obieg dokumentów jest dzisiaj codziennością większości instytucji. Digitalizacja dokumentów na stałe zagościła w procesach pracy dużych i małych firm. Przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące digitalizacji dokumentów.
Na czym polega digitalizacja dokumentów?
Digitalizacja dokumentów to wieloetapowy proces, który rozpoczyna się wdrożeniem odpowiednich dla danego dokumentu procedur. Dokumenty papierowe przeznaczone do kopiowania są dokładnie sprawdzane, przygotowywane i oznaczane. Stan analogu musi być wystarczający do wykonania czytelnej i jakościowej kopii w formie cyfrowej. Proces kopiowania odbywa się przy użyciu specjalistycznego sprzętu, jakim jest przede wszystkim skaner. Powstała kopia jest wnikliwie sprawdzana i udostępniana wskazanym jednostkom.
Digitalizacja dokumentów – korzyści
Jednym z największych plusów, które dostarcza przedsiębiorstwu digitalizacja dokumentów, jest zdecydowanie oszczędność przestrzeni biurowej. Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że można się na stałe pożegnać z biurem pełnym szafek, skrzynek i pudełek wypełnionych dokumentami. Oczyszczona z nadmiaru przedmiotów przestrzeń staje się miejscem o wiele wyższym komforcie pracy.
Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej ułatwi pracownikom szukanie konkretnych danych, bez konieczności przeglądania szuflad i segregatorów. Nawet doskonale prowadzona archiwizacja papierowych dokumentów nie zapewni takiego szybkiego i bezproblemowego dostępu do poszukiwanych źródeł jak zdigitalizownane wersje papierowych akt. Dostęp do nich jest możliwy o każdej porze i z każdego miejsca. Odszukanie i udostępnienie każdemu pracownikowi danych znajdujących się w systemie jest możliwe w ciągu zaledwie kilku sekund.
Dodatkowo, dzięki digitalizacji wszystkie dokumenty firmowe są bezpieczne i nie mają prawa ulec zniszczeniu. W przypadku ich papierowych wersji nic nie może zagwarantować, że dane nie zostaną zalane lub zniszczone przez wilgoć, czy chociażby zalane kawą. Warto mieć na uwadze, że wszelkie materiały cyfrowe można odzyskać nawet w przypadku awarii komputera.
Digitalizacja oraz usprawniona dzięki niej praca wpływa również na opinie klientów i partnerów biznesowych. Będą oni postrzegać firmę jako nowoczesną, idącą z duchem czasu oraz niezwykle dobrze zorganizowaną. Wykorzystanie materiałów w formie cyfrowej sprawi, że wysłanie wizytówki, oferty, faktury czy kontraktu stanie się nie tylko szybsze, ale też wygodniejsze i bardziej skuteczne. Digitalizacja umożliwia wykonywanie zadań w maksymalnie kilka minut i to z dowolnego miejsca na świecie.
Nie można zapomnieć, że wprowadzenie digitalizacji do firmy wpływa pozytywnie na ochronę środowiska. Zastosowanie digitalizacji dokumentów uznaje się za szansę na rozwój i optymalizację procesów odbywających się w przedsiębiorstwach. Taka właśnie archiwizacja dokumentów przyczynia się do ochrony naturalnych zasobów naszej planety. Poprzez rezygnację z użycia papieru ogranicza się degradację środowiska naturalnego.
Digitalizacja dokumentów – czy to bezpieczne?
Bezpieczeństwo informacji przechowywanych przez firmę jest kluczowa w jej funkcjonowaniu i zaufaniu wśród osób z nią współpracujących. Konieczność skutecznego zabezpieczenia dokumentów wynika też z przepisów. Przedsiębiorstwo jest zobowiązane zabezpieczyć archiwum, tak aby żadne poufne informacje nie znalazły się w posiadaniu osób niepowołanych. Jak się okazuje, zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanym dokumentom jest dużo łatwiejsze w przypadku ich wersji cyfrowych niż tradycyjnych papierowych. Digitalizacja dokumentów jest w tym przypadku bardzo pożądana.
Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym, ochrona i zachowanie poufności nie sprawia żadnych problemów. W przypadku tradycyjnego archiwum papierowego dokumenty mogą ulec szybkiemu zniszczeniu‒ wystarczy odrobiona wilgoci w pomieszczeniu lub zbyt duże natężenie promieni słonecznych docierających do wnętrza. Mogą one zostać również łatwo wykradzione, skopiowane. Dane przechowywane w chmurze lub innym systemie firmowym są bardzo dobrze zabezpieczone, zaszyfrowane, upoważnione do wglądu kilku określonych osób. Każda próba włamania jest natychmiast rozpoznawana.
Jak zdigitalizować dokumenty w mojej firmie?
Digitalizacja dokumentów może być przeprowadzana na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest dokonanie tego na własną rękę, drugim zatrudnienie profesjonalnej firmy, która specjalizuje się w tego rodzaju usługach. Rekomendowanym sposobem jest ten drugi, gdyż po przekazaniu dokumentacji papierowej pracownikom firmy zewnętrznej nic już nas nie interesuje. W przypadku samodzielnej pracy nad tym procesem trzeba poświęcić mu dość sporo czasu i uwagi.
Przygotowując się do skanowania firmowego archiwum warto wyznaczyć w tym celu specjalne, zamykane na klucz pomieszczenie. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że żaden dokument nie dostanie się w niepowołane ręce. Pracowników biorących udział w procesie digitalizacji należy odpowiednio przeszkolić pod kątem obowiązujących przepisów, dotyczących głównie ochrony danych. Należy zaopatrzyć się w dobry sprzęt przeznaczony do digitalizacji, m.in. skaner. Skanowanie dokumentów musi być przeprowadzone w sposób zorganizowany i rzetelny.
Podsumowanie
Skanowanie dokumentacji w celu przeniesienia jej na dysk, czyli digitalizacja dokumentów jest nieodłącznym procesem każdego przedsiębiorstwa, które chce się rozwijać i doskonalić się na każdym polu. Posiadanie danych w plikach na serwerze jest rozwiązaniem niezwykle funkcjonalnym, bezpiecznym i wygodnym. Zalety digitalizacji są odczuwalne na niemal każdym kroku. Pracownicy mają dostęp do dokumentów nawet w trakcie pracy zdalnej, o każdej porze dnia i nocy. Dokumenty przechowywane w chmurze są bezpieczne, profesjonalnie chronione i odpowiednio zaszyfrowane. Warto skorzystać z usług firmy zewnętrznej, zajmującej się digitalizacją dokumentów i pokrewnymi jej obszarami. Ten kierunek cieszy się dziś coraz większą popularnością.
Strefa udostępniania akt osobowych 
