Archiwizacja dokumentów – jak powinna wyglądać?

Wszystkie dokumenty, które powstają podczas prowadzenia działalności gospodarczej, powinny być w należyty sposób przechowywane. Archiwizacja dokumentów to proces mający na celu wieloletnie przechowywane dokumentów w sposób, który umożliwi ich odczytanie. Proces archiwizacji dokumentów występuje w przypadku wszystkich firm – mniejszych, większych, państwowych i prywatnych, jak i również placówek oświatowych. Trudno sobie bowiem wyobrazić ich prawidłowe funkcjonowanie bez wdrożenia tego procesu. Dotyczy to kwestii prawnych, jednak istnieje jeszcze równie ważna kwestia wygody i wydajności pracy. Dzięki temu zdecydowanie łatwiej jest zarządzać dokumentami inwentaryzacyjnymi. Faktem jest, że tylko i wyłącznie prawidłowa archiwizacja dokumentów może pozytywnie wpłynąć na wydajność pracy. W przypadku złej organizacji przechowywania dokumentów może dojść do odwrotnego rezultatu, jakim będzie spowolnienie pracy.

Warto w tym miejscu wspomnieć o klasyfikacji dokumentów. To niezbędny element każdej archiwizacji dokumentów. Polega na nadaniu im odpowiednich znaczeń literowych:

Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, gdzie może dokumentację firmową przechowywać. Archiwizacja dokumentów magazynowych jest skomplikowanym i złożonym procesem. Miejsce przeznaczone na archiwum powinno być do tego specjalnie przystosowane. Najważniejsze, by archiwum było właściwie zabezpieczone przed szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi (np. wilgocią, pożarem, promieniowaniem UV) oraz osobami nieupoważnionymi. Istotny jest również swobodny dostęp do dokumentów. Jeśli w budynku firmy nie istnieje takie archiwum, poszczególne działy przechowują dokumentację we własnym zakresie, jednak to rozwiązanie nie zawsze jest dobrym pomysłem, ponieważ cierpi na tym proces przekazywania dokumentacji między działami, a rosnąca przez lata liczba segregatorów powoduje chaos w codziennej pracy. Ratunkiem przed tym chaosem jest coraz bardziej popularne rozwiązanie, jakim jest przechowywanie dokumentów w profesjonalnym zewnętrznym archiwum depozytowym. To rozwiązanie wygodne i bezpieczne, ponieważ dokumentacja jest przechowywana zgodnie z obowiązującym prawodawstwem, odpowiednio oznakowana i niedostępna dla osób trzecich. Profesjonalne archiwum depozytowe dokonuje dodatkowej archiwizacji elektronicznej przechowywanych dokumentów, dzięki czemu uprawnieni pracownicy firmy mają stały dostęp do e-dokumentów, przy jednoczesnej możliwości zamówienia oryginałów w dowolnym momencie.

Najważniejsze zasady archiwizacji dokumentów papierowych określają stosowne przepisy ustawy. Kluczem do poprawnej archiwizacji jest właściwa klasyfikacja dokumentów. Takiej klasyfikacji dokonuje się zazwyczaj według trzech kryteriów. Pierwsze z nich dotyczy dostępności do dokumentów osób trzecich, drugie obejmuje podział informacji ze względu na nośnik, a ostatnie odnosi się do wartości archiwalnej dokumentacji.

Po dokonaniu właściwej klasyfikacji dokumentów należy posegregować je chronologicznie, a następnie w celu ochrony przed uszkodzeniem umieścić w folii. Materiały, które mogą szybko wyblaknąć i stać się nieczytelne (wydruki z kasy fiskalnej, paragony) należy przed schowaniem zeskanować albo skserować. Tak przygotowane dokumenty można schować do podręcznych segregatorów, teczek czy pudełek. Wszystkie opakowania należy opisać, nakleić etykiety oraz poukładać na półkach, alfabetyczne bądź chronologicznie.

Przepis zawarty w Ustawie o archiwizacji mówi, że wszystkie instytucje wytwarzające w czasie swego działania dokumenty archiwalne są zobowiązane do prowadzenia archiwów. Natomiast przedsiębiorstwa i instytucje, które wytwarzają tylko materiały niearchiwalne, nie są zobowiązane do archiwizowania dokumentów. Mają oni jednak obowiązek założenia składnicy akt, co również opiera się na przepisach stosownej ustawy. Należy mieć świadomość, że każdy rodzaj dokumentacji ma określone prawnie terminy przechowywania.

Brak odpowiedniej wiedzy, zasobów i narzędzi sprawia, że duży odsetek przedsiębiorców decyduje się na współpracę z profesjonalną firmą zajmującą się archiwizacją dokumentacji. Archiwizacja dokumentów jest procesem żmudnym i wymagającym skupienia. Eksperci, mający doświadczenie w tym zakresie, mogą się tym zająć sprawnie i szybko przekazać firmie dostęp do gotowego, prawidłowo zorganizowanego archiwum. Wybierając sprawdzone usługi, można mieć pewność, że specjaliści zajmą się aktami zgodnie z ogólnie przyjętymi w archiwistyce zasadami. W dokładny i staranny sposób dokonają segregacji i kwalifikacji akt. Firmy zajmujące się profesjonalną archiwizacją dokumentacji oferują kompleksową obsługę swoich klientów. Proponują zatem inne, rozbudowane usługi, pozwalające na zarządzanie dokumentacją. Decydując się na współpracę, można liczyć również na profesjonalne wsparcie z zakresu utylizacji, digitalizacji czy przechowywania dokumentów. Przedsiębiorcy, którzy planują samodzielne wdrożenie systemu archiwizacji w swoich firmach, powinni się nad tym solidnie zastanowić, ponieważ zlecenie tej usługi firmie zewnętrznej może przynieść same korzyści.

Działalność każdego przedsiębiorstwa, firmy czy instytucji w dużej mierze opiera się na prawidłowej archiwizacji dokumentów. Wynika to z zasad określonych prawnie, w specjalnie sporządzonej Ustawie, ale to w dużej mierze również niezwykle istotna w funkcjonowaniu firmy pomoc. Dobrze zorganizowana archiwizacja dokumentów sprzyja ulepszeniu procesów zachodzących w firmie. Praca jest bardziej wydajna, szybsza, złożona, a pracownicy mogą oszczędzić energię z poszukiwań nieuporządkowanych dokumentów i przełożyć ją na inne, bardziej efektywne działania. Dużym wsparciem w tej dziedzinie okazują się być firmy, których główną działalnością jest profesjonalna archiwizacja dokumentów.