Archiwizacja dokumentów powinna być uporządkowanym procesem, który obejmuje klasyfikację akt, opisanie dokumentacji, zabezpieczenie zasobu, kontrolę dostępu, ewidencję oraz przechowywanie dokumentów przez wymagany okres. Nie chodzi wyłącznie o odłożenie segregatorów do archiwum, ale o takie zarządzanie dokumentacją, aby firma mogła szybko odnaleźć potrzebne akta, przygotować się do kontroli i bezpiecznie usunąć dokumenty po upływie okresu przechowywania.
W praktyce archiwizacja dotyczy dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych, administracyjnych, technicznych, umów, korespondencji, dokumentacji klientów i wielu innych materiałów powstających podczas codziennej działalności firmy. Im większa organizacja i im dłużej gromadzi dokumentację, tym ważniejsze staje się wprowadzenie jasnych zasad archiwizacji.
Archiwizacja dokumentów polega na uporządkowanym przechowywaniu dokumentacji w taki sposób, aby była dostępna, czytelna, zabezpieczona i możliwa do odnalezienia przez cały wymagany okres. Proces obejmuje nie tylko fizyczne umieszczenie dokumentów w teczkach, pudełkach lub systemie, ale również ich wcześniejsze uporządkowanie i opisanie.
Dobrze przeprowadzona archiwizacja powinna odpowiadać na kilka podstawowych pytań:
Właśnie dlatego archiwizacja dokumentów powinna być traktowana jako element zarządzania informacją w firmie, a nie wyłącznie jako obowiązek administracyjny.
Prawidłowa archiwizacja dokumentów wpływa zarówno na bezpieczeństwo prawne firmy, jak i na sprawność codziennej pracy. Dokumenty są potrzebne podczas rozliczeń, kontroli, audytów, sporów, obsługi pracowników, kontaktu z kontrahentami i analizy historii współpracy.
Nieuporządkowana dokumentacja może prowadzić do wielu problemów:
W firmach, które przez lata gromadziły dokumenty bez jednolitego systemu, pierwszym krokiem często jest porządkowanie dokumentów po latach zaniedbań. Pozwala ono ustalić, jakie dokumenty znajdują się w zasobie i co należy z nimi dalej zrobić.
Dobra archiwizacja dokumentów powinna przebiegać według uporządkowanego schematu. Dzięki temu firma nie tylko zabezpiecza dokumenty, ale też odzyskuje nad nimi kontrolę.
Pierwszym etapem jest sprawdzenie, jakie dokumenty znajdują się w firmie. Warto ustalić, czy są to dokumenty księgowe, kadrowe, podatkowe, umowy, korespondencja, dokumentacja techniczna, medyczna, administracyjna, dokumenty klientów czy inne materiały.
Na tym etapie trzeba również sprawdzić, gdzie dokumenty są przechowywane: w biurze, archiwum podręcznym, magazynie, oddziałach, u pracowników, w systemach elektronicznych lub na współdzielonych dyskach.
W większych organizacjach pomocny może być audyt dokumentacji firmowej, ponieważ pozwala określić skalę zasobu, jego stan, ryzyka i możliwe dalsze działania.
Kolejnym krokiem jest klasyfikacja dokumentów, czyli przypisanie ich do odpowiednich kategorii. Dokumenty można porządkować według typu, działu, sprawy, okresu, kontrahenta, pracownika, projektu, lokalizacji lub wartości archiwalnej.
W praktyce szczególne znaczenie ma klasyfikacja dokumentów firmowych, ponieważ od niej zależy późniejsze przechowywanie, wyszukiwanie, digitalizacja i niszczenie akt.
W części organizacji stosuje się oznaczenia archiwalne, takie jak:
Nie każda firma stosuje taki sam system klasyfikacji, ale zasada pozostaje podobna: dokumenty powinny być przypisane do kategorii, które ułatwiają kontrolę nad ich przechowywaniem i dalszym losem.
Po klasyfikacji dokumenty trzeba uporządkować. Może to obejmować podział na lata, sprawy, działy, typy dokumentacji, pracowników, kontrahentów lub projekty. Ważne jest zachowanie spójnej struktury, która będzie zrozumiała dla osób korzystających z archiwum.
W ramach porządkowania warto:
Jeżeli dokumentacja jest niekompletna, pomieszana lub przechowywana w wielu miejscach, przydatne może być porządkowanie akt, które przygotowuje zasób do dalszej archiwizacji, digitalizacji lub przekazania do archiwum zewnętrznego.
Dokumenty powinny być opisane tak, aby można było szybko ustalić, czego dotyczą, z jakiego okresu pochodzą i gdzie są przechowywane. Opis może obejmować m.in. nazwę działu, kategorię dokumentacji, daty skrajne, numer sprawy, nazwę kontrahenta, numer pudełka, numer teczki lub informację o okresie przechowywania.
Ewidencja dokumentacji pomaga kontrolować zasób i ogranicza ryzyko zagubienia akt. Dzięki niej firma wie, jakie dokumenty posiada, gdzie się znajdują i kiedy może upłynąć ich okres przechowywania.
W firmach, które mają duże zasoby dokumentów, dobrze prowadzona ewidencja ułatwia również późniejsze udostępnianie akt, digitalizację, brakowanie i niszczenie dokumentacji.
Archiwizowane dokumenty muszą być zabezpieczone przed zniszczeniem, zagubieniem i dostępem osób nieuprawnionych. Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej.
W przypadku dokumentów papierowych znaczenie mają:
W przypadku dokumentów elektronicznych ważne są:
W organizacjach przetwarzających dane osobowe szczególne znaczenie ma cyfrowe archiwum i RODO, ponieważ dokumenty elektroniczne wymagają kontroli dostępu, przejrzystych uprawnień i bezpiecznego udostępniania.
Dokumenty powinny być przechowywane przez okres właściwy dla danego typu dokumentacji. Inne terminy dotyczą dokumentów księgowych, inne dokumentacji pracowniczej, inne umów, dokumentów technicznych, medycznych lub administracyjnych.
Firma powinna kontrolować terminy przechowywania, ponieważ zbyt wczesne zniszczenie dokumentów może być ryzykowne, a bezterminowe gromadzenie akt może prowadzić do niepotrzebnych kosztów i problemów z ochroną danych.
W tym obszarze ważne jest przechowywanie dokumentacji w firmie, ponieważ różne typy dokumentów wymagają różnych zasad, okresów i modeli przechowywania.
Po upływie wymaganego okresu przechowywania dokumenty powinny zostać zweryfikowane. Jeżeli nie ma podstaw do ich dalszego przechowywania, można przeprowadzić brakowanie, czyli wytypowanie dokumentacji do usunięcia.
Właściwie przeprowadzone brakowanie akt pozwala uporządkować zasób i ograniczyć przechowywanie dokumentów, które nie są już potrzebne.
Samo usunięcie dokumentów powinno odbywać się w sposób bezpieczny i udokumentowany. W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe, informacje finansowe lub dane poufne znaczenie ma profesjonalne niszczenie dokumentów, które ogranicza ryzyko odtworzenia informacji przez osoby nieuprawnione.
Dokumenty firmowe można przechowywać w kilku modelach. Wybór zależy od wielkości firmy, rodzaju dokumentacji, częstotliwości korzystania z akt, wymogów bezpieczeństwa i dostępnej przestrzeni.
Najczęstsze rozwiązania to:
Archiwum w siedzibie firmy może sprawdzić się przy mniejszych zasobach i dokumentach często wykorzystywanych. Problem pojawia się, gdy dokumentacja rośnie, zajmuje coraz więcej miejsca i jest przechowywana przez różne działy według odmiennych zasad.
Zewnętrzne archiwum jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które chcą odciążyć biuro, uporządkować dokumentację i zachować dostęp do akt bez utrzymywania własnej przestrzeni archiwalnej. W takim modelu szczególnie ważne są ewidencja, bezpieczeństwo, sposób zamawiania dokumentów i kontrola nad okresem przechowywania.
W firmach, które chcą ograniczyć chaos dokumentacyjny, zewnętrzne archiwum dokumentów może być alternatywą dla przechowywania rosnącej liczby segregatorów w biurze.
Archiwizacja dokumentów nie musi oznaczać wyłącznie papierowego archiwum. Wiele firm łączy różne modele przechowywania dokumentacji, zależnie od rodzaju akt i częstotliwości korzystania z nich.
Archiwizacja papierowa polega na przechowywaniu dokumentów w fizycznej postaci. Jest potrzebna tam, gdzie firma musi zachować oryginały lub gdzie dokumenty nie zostały jeszcze przeniesione do postaci cyfrowej.
Archiwizacja cyfrowa polega na przechowywaniu dokumentów w formie elektronicznej. Nie powinna jednak ograniczać się do folderu ze skanami. Aby dokumenty były użyteczne, muszą być odpowiednio opisane, uporządkowane i zabezpieczone.
W takim modelu ważne jest cyfrowe archiwum dokumentów, ponieważ pozwala przejść od zwykłych plików do uporządkowanego zasobu dokumentacji.
Model hybrydowy łączy dokumenty papierowe i cyfrowe. Część akt pozostaje w archiwum fizycznym, a część jest dostępna elektronicznie. To częste rozwiązanie w firmach, które nie mogą od razu zrezygnować z papieru, ale chcą poprawić dostęp do dokumentów.
W takim podejściu ważne jest, aby firma jasno ustaliła, które dokumenty są przechowywane papierowo, które cyfrowo, a które wymagają obu form.
Przed przekazaniem dokumentów do archiwum warto je uporządkować. Chaotyczne przekazanie akt może utrudnić późniejsze wyszukiwanie, ewidencję, digitalizację i kontrolę terminów przechowywania.
Przygotowanie dokumentów do archiwizacji powinno obejmować:
W firmach, które przekazują dokumenty poza własną siedzibę, znaczenie ma przygotowanie dokumentów do archiwum zewnętrznego. Dobrze przygotowany zasób łatwiej zaewidencjonować, zabezpieczyć i później udostępnić.
Archiwizacja i digitalizacja często się uzupełniają, ale nie oznaczają tego samego. Archiwizacja dotyczy przechowywania i zarządzania dokumentacją, natomiast digitalizacja polega na przeniesieniu dokumentów do formy cyfrowej i przygotowaniu ich do dalszego wykorzystania.
W praktyce firma może:
Jeżeli firma chce ograniczyć pracę na papierze, digitalizacja dokumentów może być naturalnym uzupełnieniem archiwizacji. Ważne jednak, aby digitalizacja była poprzedzona porządkowaniem dokumentów, ponieważ skanowanie chaotycznego zasobu może przenieść problemy z papieru do środowiska cyfrowego.
Przy dużych zasobach dobrym punktem wyjścia jest przygotowanie firmowego archiwum do digitalizacji, które pozwala ustalić strukturę, kompletność i priorytety digitalizacji.
W firmach najczęściej archiwizuje się dokumenty księgowe, kadrowe, administracyjne, umowy, korespondencję i dokumenty projektowe. Każdy z tych obszarów wymaga nieco innego podejścia.
Dokumenty księgowe powinny być uporządkowane według okresów rozliczeniowych, typów dokumentów, kontrahentów lub spraw. Ważne jest ich szybkie odnalezienie podczas kontroli, audytu lub zamknięcia roku.
Dokumenty kadrowe wymagają szczególnej ostrożności, ponieważ zawierają dane osobowe pracowników i mogą podlegać długim okresom przechowywania. W tym obszarze istotna jest archiwizacja dokumentów kadrowych, która pozwala kontrolować akta osobowe, dokumentację płacową i inne dokumenty HR.
Dokumentacja administracyjna, korespondencja i umowy powinny być porządkowane w sposób, który umożliwia szybkie odtworzenie historii sprawy. W organizacjach pracujących z wieloma typami dokumentów pomocne może być repozytorium dokumentów w firmie.
Samodzielna archiwizacja dokumentów wymaga czasu, miejsca, wiedzy i odpowiednich procedur. W małych firmach może być możliwa do opanowania wewnętrznie, ale przy większych zasobach staje się coraz bardziej obciążająca.
Współpraca z zewnętrznym partnerem może pomóc, gdy:
Profesjonalna archiwizacja może obejmować nie tylko przechowywanie dokumentów, ale również ich porządkowanie, opisanie, ewidencję, udostępnianie, digitalizację i przygotowanie do niszczenia po upływie okresu przechowywania.
W wielu przypadkach outsourcing archiwizacji dokumentów pozwala ograniczyć obciążenie administracji i lepiej kontrolować zasób dokumentacyjny.
Nieprawidłowa archiwizacja dokumentów najczęściej wynika z braku jednolitych zasad. Firma przechowuje dokumenty, ale nie wie dokładnie, gdzie się znajdują, kto ma do nich dostęp i jak długo powinny pozostać w archiwum.
Najczęstsze błędy to:
Wprowadzenie nawet prostych procedur archiwizacji może znacząco ograniczyć te problemy i poprawić bezpieczeństwo dokumentacji.
Archiwizacja dokumentów powinna być uporządkowanym procesem obejmującym klasyfikację, porządkowanie, opisanie, ewidencję, bezpieczne przechowywanie, kontrolę dostępu oraz brakowanie i niszczenie dokumentacji po upływie okresu przechowywania. Dzięki temu firma może łatwiej odnaleźć potrzebne dokumenty, przygotować się do kontroli i ograniczyć ryzyko związane z chaotycznym przechowywaniem akt.
Dobrze zorganizowane archiwum wspiera księgowość, HR, administrację, zarząd i inne działy, które na co dzień korzystają z dokumentacji. Może mieć formę papierową, cyfrową, zewnętrzną lub hybrydową — najważniejsze, aby wybrany model odpowiadał skali firmy, rodzajowi dokumentów i wymaganiom bezpieczeństwa.
W firmach, które przez lata gromadziły dokumentację bez spójnych zasad, archiwizacja często powinna rozpocząć się od porządkowania zasobu. Dopiero później warto decydować, które dokumenty przechowywać papierowo, które zdigitalizować, a które po upływie wymaganego okresu przekazać do brakowania i niszczenia.
Archiwizacja dokumentów polega na uporządkowanym przechowywaniu akt przez wymagany okres, w sposób umożliwiający ich odnalezienie, odczytanie i bezpieczne udostępnienie uprawnionym osobom. Proces obejmuje klasyfikację dokumentów, ich opisanie, ewidencję, zabezpieczenie, kontrolę dostępu oraz późniejsze brakowanie lub niszczenie po upływie okresu przechowywania.
Archiwizacja dokumentów to proces zarządzania dokumentacją po jej wytworzeniu lub zakończeniu bieżącej obsługi. Obejmuje przechowywanie dokumentów papierowych lub elektronicznych zgodnie z ustalonymi zasadami, terminami i wymaganiami bezpieczeństwa. W praktyce archiwizacja pozwala firmie zachować dostęp do dokumentów potrzebnych podczas kontroli, audytu, rozliczeń, obsługi pracowników lub kontaktu z kontrahentami.
Archiwizacji mogą podlegać m.in. dokumenty księgowe, podatkowe, kadrowe, płacowe, administracyjne, techniczne, projektowe, umowy, korespondencja, protokoły, dokumenty klientów oraz materiały związane z kontrolami i audytami. Zakres archiwizacji zależy od rodzaju działalności firmy, obowiązków prawnych, wewnętrznych procedur oraz tego, jak długo dana dokumentacja musi pozostać dostępna.
Dokumenty przed archiwizacją warto uporządkować według kategorii, dat, działów, spraw, kontrahentów lub pracowników. Należy usunąć materiały robocze, wydzielić dokumenty poufne, opisać teczki i pudełka, wskazać daty skrajne oraz przygotować spis przekazywanej dokumentacji. W większych zasobach pomocne jest wcześniejsze porządkowanie akt, ponieważ ułatwia późniejszą ewidencję, digitalizację i kontrolę terminów przechowywania.
Dokumenty do archiwizacji najlepiej układać według spójnego i powtarzalnego schematu, np. chronologicznie, alfabetycznie, według działów, spraw, kontrahentów, pracowników albo okresów rozliczeniowych. Najważniejsze jest to, aby sposób ułożenia był zrozumiały dla osób korzystających z archiwum i pozwalał szybko odnaleźć potrzebne akta. W firmach z dużą liczbą dokumentów znaczenie ma także klasyfikacja dokumentów firmowych.
Okres archiwizacji zależy od rodzaju dokumentacji. Dokumenty księgowe i podatkowe najczęściej przechowuje się przez kilka lat, dokumentacja pracownicza może wymagać przechowywania przez 10 albo 50 lat, a inne typy akt mogą podlegać osobnym zasadom. Dlatego firma powinna określić kategorie dokumentów i przypisać im właściwe okresy przechowywania. W tym obszarze ważne jest przechowywanie dokumentacji w firmie.
Koszt archiwizacji dokumentów zależy od skali zasobu, liczby pudeł lub metrów bieżących akt, stanu uporządkowania dokumentów, zakresu ewidencji, potrzeby digitalizacji, częstotliwości dostępu do dokumentów oraz modelu współpracy z zewnętrznym archiwum. Inaczej wycenia się jednorazowe uporządkowanie akt, a inaczej stałe przechowywanie dokumentacji z możliwością udostępniania dokumentów na żądanie. W przypadku dużych lub nieuporządkowanych zasobów warto wcześniej przeanalizować, czy korzystniejszy będzie własny model archiwum, czy outsourcing archiwizacji dokumentów.
Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu
Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00
Strefa udostępniania akt osobowych 
