Przygotowanie dokumentów do digitalizacji nie polega wyłącznie na zapakowaniu teczek do transportu. W PIKA proces rozpoczyna się już na etapie odbioru dokumentacji i jej przygotowania do skanowania. To właśnie wtedy oceniany jest rodzaj dokumentów, ich stan oraz sposób dalszego przetwarzania, tak aby zachować kompletność dokumentacji i odwzorować jej strukturę w wersji elektronicznej.
W zależności od rodzaju dokumentów specjaliści PIKA dobierają odpowiedni sposób przygotowania materiałów. Jeżeli dokumentację można bezpiecznie rozszyć, zszywki, spinacze oraz inne elementy łączące są usuwane na etapie przygotowania do skanowania. Jeżeli natomiast dokumentów nie należy rozłączać, kierowane są do odpowiedniej technologii digitalizacji, np. z wykorzystaniem skanerów płaskich. Następnie dokumenty układane są w tzw. wsady, które odzwierciedlają ich pierwotny układ. Dzięki temu po zakończeniu procesu zachowana zostaje logiczna struktura dokumentacji, a pliki mogą zostać zapisane zgodnie z wymaganiami klienta.
W części projektów dokumenty są również oznaczane kodami kreskowymi, które usprawniają identyfikację oraz późniejsze indeksowanie. Po zakończeniu digitalizacji dokumentacja papierowa zostaje ponownie złożona zgodnie z jej pierwotnym układem i – zgodnie z ustaleniami – zwrócona klientowi lub przekazana do dalszej archiwizacji.
Choć większość czynności przygotowawczych realizuje zespół PIKA, klient może wcześniej wykonać kilka prostych działań, które usprawnią organizację projektu i przyspieszą jego realizację.
Dodatkowe przygotowanie dokumentacji szczególnie sprawdza się, gdy:
Im lepiej przygotowane są informacje o dokumentacji, tym sprawniej przebiega cały proces digitalizacji.
Przed przekazaniem dokumentów upewnij się, że wszystkie teczki, segregatory i załączniki znajdują się we właściwych miejscach.
Jeżeli część dokumentów zostanie odnaleziona dopiero po rozpoczęciu projektu, konieczne może być ich późniejsze doskanowanie.
Jeżeli dokumentacja jest już uporządkowana zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami, najlepiej pozostawić jej układ bez zmian.
Chronologia dokumentów oraz ich rozmieszczenie w teczkach często stanowią podstawę późniejszego odwzorowania dokumentacji w postaci elektronicznej.
To jeden z najczęściej spotykanych błędów.
Wielu klientów zakłada, że przed przekazaniem dokumentacji należy rozpiąć wszystkie teczki i usunąć elementy łączące dokumenty. W praktyce nie zawsze jest to potrzebne.
W procesie realizowanym przez PIKA sposób przygotowania dokumentów dobierany jest indywidualnie. Jeżeli dokumentację można bezpiecznie rozszyć, zszywki, spinacze i inne elementy łączące są usuwane podczas przygotowania do skanowania. Jeżeli natomiast dokumentów nie należy rozłączać, są one kierowane do odpowiedniej technologii skanowania, np. z wykorzystaniem skanerów płaskich.
Takie podejście pozwala zachować integralność dokumentacji oraz ograniczyć ryzyko uszkodzenia dokumentów.
Kolorowe przekładki, zakładki, odręczne notatki czy oznaczenia często mają znaczenie organizacyjne.
Nie warto usuwać ich samodzielnie przed rozpoczęciem projektu. Jeżeli pełnią istotną funkcję, mogą zostać uwzględnione podczas przygotowania dokumentacji do digitalizacji.
Do osobnej grupy warto wydzielić:
Pozwala to dobrać odpowiednią metodę digitalizacji już na początku projektu.
Jeżeli określone teczki mają zostać odwzorowane dokładnie w takiej samej kolejności jak dokumentacja papierowa, warto przekazać tę informację jeszcze przed rozpoczęciem prac.
Ma to szczególne znaczenie przy aktach osobowych, dokumentacji technicznej oraz dokumentacji prowadzonej zgodnie z określonymi procedurami.
Jeszcze przed rozpoczęciem projektu warto ustalić:
Takie informacje pozwalają przygotować pliki do późniejszego importu do systemów wykorzystywanych przez organizację.
Jeżeli część dokumentacji zawiera informacje poufne lub wymaga szczególnego sposobu postępowania, warto poinformować o tym jeszcze przed rozpoczęciem projektu.
Pozwala to odpowiednio zaplanować organizację procesu.
Przed rozpoczęciem digitalizacji warto określić, gdzie mają zostać zapisane gotowe dokumenty.
W zależności od potrzeb mogą zostać przekazane do:
Najczęstsze błędy to:
Takie działania mogą wydłużyć przygotowanie dokumentów oraz utrudnić późniejsze odwzorowanie ich struktury.
Po zakończeniu procesu digitalizacji dokumentacja papierowa jest ponownie składana zgodnie z jej pierwotnym układem.
W zależności od ustaleń projektu dokumenty mogą zostać:
Jeżeli po digitalizacji organizacja planuje dalsze przechowywanie dokumentacji papierowej, naturalnym kolejnym krokiem może być skorzystanie z usługi archiwizacji dokumentów. W sytuacjach, gdy przepisy oraz wewnętrzne procedury na to pozwalają, część firm decyduje się również na bezpieczne niszczenie dokumentacji.
Każdy projekt digitalizacji rozpoczyna się od ustalenia sposobu przekazania dokumentów, zakresu przygotowania oraz oczekiwanego efektu końcowego. Następnie PIKA organizuje odbiór dokumentacji, przygotowanie materiałów do skanowania, digitalizację, kontrolę jakości oraz przekazanie uporządkowanych plików do uzgodnionego systemu.
Dzięki temu klient nie musi samodzielnie wykonywać czynności technicznych związanych z przygotowaniem dokumentacji. Najważniejsze jest przekazanie kompletnego zasobu oraz informacji niezbędnych do prawidłowego odwzorowania dokumentów.
Nie. Sposób przygotowania dokumentów zależy od rodzaju dokumentacji. W wielu przypadkach czynności te wykonywane są dopiero podczas przygotowania dokumentów do skanowania.
Tak. W zależności od rodzaju dokumentacji dobierana jest odpowiednia technologia skanowania, która pozwala odwzorować dokument bez naruszania jego struktury.
Nie warto robić tego samodzielnie. W pierwszej kolejności należy ustalić, czy mają one znaczenie organizacyjne lub informacyjne.
Pozwala to zachować pierwotną strukturę dokumentacji oraz ułatwia późniejsze zapisanie plików zgodnie z ustalonym sposobem organizacji danych.
W wybranych projektach tak. Kody kreskowe wspierają automatyczną identyfikację dokumentów i usprawniają proces indeksowania.
W zależności od ustaleń dokumentacja może zostać zwrócona klientowi, przekazana do archiwizacji lub – jeżeli pozwalają na to przepisy i procedury – skierowana do bezpiecznego zniszczenia.
Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu
Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00
Strefa udostępniania akt osobowych 
