Profesjonalna digitalizacja dokumentów rozpoczyna się znacznie wcześniej niż samo skanowanie. W PIKA każdy projekt zaczyna się od szczegółowej analizy potrzeb klienta, zaplanowania przebiegu prac oraz przygotowania całego procesu logistycznego i operacyjnego. Dzięki temu dokumentacja od momentu odbioru pozostaje pod pełną kontrolą, a klient otrzymuje nie tylko wysokiej jakości skany, lecz przede wszystkim uporządkowane dane gotowe do wykorzystania w codziennej pracy.
Każdy projekt realizowany przez PIKA przygotowywany jest indywidualnie. Jeszcze przed rozpoczęciem prac ustalane są harmonogram realizacji, sposób przekazania dokumentów, miejsce wykonania usługi, zakres przygotowania dokumentacji do skanowania oraz sposób przekazania gotowych plików. Takie podejście pozwala dopasować proces zarówno do niewielkich projektów, jak i wielkoskalowych digitalizacji obejmujących setki tysięcy dokumentów.
To właśnie odpowiednie przygotowanie procesu stanowi jeden z najważniejszych elementów sukcesu projektu. Eksperci PIKA regularnie dzielą się doświadczeniami dotyczącymi transformacji cyfrowej przedsiębiorstw w artykułach eksperckich oraz podcastach, pokazując, że skuteczna digitalizacja zaczyna się od dobrze zaplanowanej organizacji pracy z dokumentacją.
Firmy decydują się na profesjonalny odbiór dokumentacji przede wszystkim wtedy, gdy chcą sprawnie przeprowadzić digitalizację większych zasobów dokumentów bez angażowania własnych pracowników w organizację procesu.
Najczęściej dotyczy to:
W PIKA sposób odbioru dokumentacji zawsze dostosowywany jest do charakteru projektu, lokalizacji klienta oraz organizacji jego pracy. Dzięki temu digitalizacja może być realizowana bez zakłócania codziennych procesów biznesowych.
Każdy projekt digitalizacji realizowany przez PIKA rozpoczyna się od przygotowania szczegółowego planu prac. Na podstawie wspólnych ustaleń określany jest zakres dokumentacji, harmonogram odbiorów, sposób zabezpieczenia dokumentów oraz oczekiwany efekt końcowy projektu.
Już na tym etapie ustalane są również:
Po zaakceptowaniu harmonogramu Kierownik Projektu oraz Centrum Operacyjnego organizują odbiór dokumentacji zgodnie z ustalonym planem. Od momentu przekazania dokumentów cały proces realizowany jest według procedur operacyjnych PIKA, co zapewnia pełną identyfikowalność dokumentacji oraz bezpieczeństwo informacji na każdym etapie realizacji usługi.
Po przyjęciu dokumentacji rozpoczyna się etap przygotowania jej do digitalizacji. Specjaliści PIKA analizują rodzaj dokumentów oraz dobierają odpowiednią metodę przygotowania do skanowania.
W zależności od charakteru dokumentacji usuwane są elementy utrudniające skanowanie, przygotowywane są odpowiednie wsady dokumentów oraz – jeżeli wymaga tego projekt – nanoszone są oznaczenia wspierające późniejszą identyfikację i indeksowanie. Dokumenty, których nie należy rozłączać, kierowane są do odpowiednio dobranej technologii skanowania, pozwalającej zachować ich integralność.
Już na tym etapie uwzględniany jest również sposób wykorzystania gotowych plików przez klienta. W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa zeskanowane dokumenty mogą zostać zapisane w Cyfrowym Archiwum PIKA, systemie elektronicznego obiegu dokumentów, repozytorium klienta lub przekazane na uzgodnionym nośniku danych. Jeżeli projekt obejmuje integrację z wykorzystywanym systemem informatycznym, odpowiednie ustalenia prowadzone są jeszcze przed rozpoczęciem prac, dzięki czemu gotowe dokumenty mogą zostać sprawnie włączone do codziennych procesów biznesowych.
W PIKA etap przygotowania dokumentacji traktowany jest jako jeden z kluczowych elementów całego projektu. To właśnie wtedy eliminowane są potencjalne problemy, które mogłyby wpłynąć na jakość skanów lub utrudnić późniejsze korzystanie z dokumentów elektronicznych.
Profesjonalne przygotowanie dokumentów pozwala:
Dzięki temu klient otrzymuje dokumentację gotową do wykorzystania w swoich procesach biznesowych.
Po zakończeniu przygotowania dokumentacja trafia na odpowiednio dobrane stanowiska skanujące. W zależności od rodzaju materiałów wykorzystywane są wysokowydajne skanery produkcyjne, urządzenia wielkoformatowe lub inne technologie umożliwiające wierne odwzorowanie dokumentów.
Proces digitalizacji może obejmować automatyczne prostowanie obrazu, usuwanie pustych stron, korektę marginesów, rozpoznawanie tekstu (OCR), automatyczną ekstrakcję danych oraz wieloetapową kontrolę jakości.
Po zakończeniu digitalizacji dokumenty elektroniczne wraz z metadanymi trafiają do uzgodnionego systemu lub repozytorium.
Po zakończeniu projektu część przedsiębiorstw decyduje się na dalszą archiwizację dokumentów papierowych, a w sytuacjach przewidzianych przepisami oraz wewnętrznymi procedurami również na ich bezpieczne niszczenie. Dzięki temu cały cykl życia dokumentacji – od odbioru, przez digitalizację, udostępnianie dokumentów i ich dalsze przechowywanie, aż po zniszczenie – może być obsługiwany przez jednego partnera.
Przed rozpoczęciem digitalizacji warto przygotować informacje dotyczące:
Im dokładniej zostaną określone wymagania na początku projektu, tym sprawniej przebiega jego realizacja.
Digitalizacja dokumentów w PIKA to nie tylko skanowanie papieru. To kompleksowo zaplanowany proces obejmujący analizę potrzeb, organizację odbioru dokumentacji, przygotowanie dokumentów, digitalizację, kontrolę jakości, indeksowanie oraz przekazanie gotowych danych do środowiska pracy klienta.
Dzięki ponad 30-letniemu doświadczeniu oraz własnym rozwiązaniom wspierającym cyfrową transformację przedsiębiorstw PIKA realizuje projekty dostosowane do specyfiki organizacji, zapewniając bezpieczeństwo dokumentów i wysoką jakość całego procesu.
Tak. Sposób odbioru dokumentacji ustalany jest indywidualnie na etapie planowania projektu.
Nie. Metoda przygotowania zależy od rodzaju dokumentacji oraz oczekiwanego sposobu digitalizacji.
Tak. W zależności od projektu dokumenty mogą zostać zapisane w Cyfrowym Archiwum PIKA, systemie elektronicznego obiegu dokumentów, repozytorium klienta lub przekazane na uzgodnionym nośniku danych.
Tak. Kontrola jakości stanowi jeden z etapów procesu digitalizacji realizowanego przez PIKA.
W zależności od ustaleń dokumentacja może zostać zwrócona klientowi, przekazana do archiwizacji lub – jeżeli pozwalają na to przepisy oraz wewnętrzne procedury – skierowana do bezpiecznego zniszczenia.
Tak. Każdy projekt przygotowywany jest indywidualnie z uwzględnieniem rodzaju dokumentacji, wykorzystywanych systemów oraz oczekiwanego sposobu wykorzystania danych po zakończeniu digitalizacji.
Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu
Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00
Strefa udostępniania akt osobowych 
