Przechowywanie dokumentacji w firmie wymaga ustalenia, jakie dokumenty trzeba zachować, jak długo powinny być dostępne, kto odpowiada za ich bezpieczeństwo i co zrobić z nimi po upływie wymaganego okresu. Dotyczy to m.in. dokumentów księgowych, podatkowych, kadrowych, ZUS, umów, korespondencji, dokumentacji administracyjnej oraz akt zawierających dane osobowe.
Dobrze zorganizowany system przechowywania dokumentów pomaga uniknąć chaosu w archiwum, ogranicza ryzyko zagubienia ważnych akt i ułatwia przygotowanie firmy do kontroli, audytu lub bieżącej obsługi spraw. W praktyce nie chodzi więc wyłącznie o spełnienie obowiązków formalnych, ale również o sprawny dostęp do informacji potrzebnych w codziennej pracy organizacji.
Dokumenty firmowe potwierdzają zdarzenia gospodarcze, rozliczenia podatkowe, zatrudnienie pracowników, zawarte umowy, wykonane usługi, zakupy, sprzedaż, reklamacje, płatności i decyzje podejmowane w organizacji. Jeżeli firma nie potrafi ich szybko odnaleźć, może mieć problem z udowodnieniem swoich racji podczas kontroli, sporu z kontrahentem, audytu lub wewnętrznej analizy.
Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji może prowadzić do kilku problemów jednocześnie:
Dlatego przechowywanie dokumentacji warto traktować jako element szerszego zarządzania dokumentami, a nie jako odkładanie segregatorów „na później”.
Zakres dokumentów, które firma powinna przechowywać, zależy od rodzaju działalności, formy prowadzenia księgowości, zatrudniania pracowników, obowiązków podatkowych i wewnętrznych procedur. W większości organizacji szczególnej uwagi wymagają jednak dokumenty księgowe, podatkowe, kadrowe, umowy, dokumenty ZUS, dokumentacja administracyjna i korespondencja.
Do najczęściej przechowywanych dokumentów należą:
W większych organizacjach dokumenty te często są rozproszone między księgowością, HR, administracją, działem prawnym, sprzedażą, zakupami i archiwum. W takiej sytuacji przydatna jest klasyfikacja dokumentów firmowych, ponieważ pozwala ustalić, jakie typy dokumentacji występują w firmie, gdzie są przechowywane i jak długo powinny pozostać dostępne.
Nie istnieje jeden wspólny okres przechowywania dla wszystkich dokumentów firmowych. Terminy zależą od rodzaju dokumentacji, przepisów, daty powstania dokumentu, okresu rozliczeniowego oraz tego, czy dokumentacja dotyczy spraw podatkowych, księgowych, kadrowych, ubezpieczeniowych czy administracyjnych.
Poniższe zestawienie ma charakter orientacyjny i porządkujący. W konkretnych przypadkach warto każdorazowo zweryfikować obowiązujące przepisy oraz wewnętrzne procedury firmy.
| Rodzaj dokumentacji | Przykłady dokumentów | Typowy okres przechowywania |
|---|---|---|
| Dokumentacja podatkowa | faktury, księgi podatkowe, dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi | co do zasady 5 lat, licząc według zasad właściwych dla danego zobowiązania podatkowego |
| Księgi rachunkowe i dowody księgowe | księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty rozliczeniowe | najczęściej co najmniej 5 lat, zgodnie z zasadami dla dokumentacji rachunkowej |
| Dokumentacja pracownicza dla osób zatrudnionych od 2019 roku | akta osobowe, dokumentacja związana ze stosunkiem pracy | co do zasady 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł |
| Dokumentacja pracownicza dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018 | akta osobowe i dokumentacja pracownicza | co do zasady 50 lat, chyba że spełniono warunki skrócenia okresu do 10 lat |
| Dokumentacja pracownicza dla osób zatrudnionych przed 1999 rokiem | akta osobowe i dokumentacja płacowa | co do zasady 50 lat |
| Dokumenty ZUS | dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze | okres zależy od rodzaju dokumentu i daty jego powstania |
| Dokumenty inwentaryzacyjne | spisy z natury, zestawienia, protokoły | zwykle kilka lat, zgodnie z zasadami dla dokumentacji księgowej |
| Umowy i dokumenty kontraktowe | umowy, aneksy, protokoły odbioru, korespondencja | zależnie od rodzaju umowy, okresu współpracy, przedawnienia roszczeń i procedur firmy |
Szczególnej ostrożności wymaga dokumentacja pracownicza. Okres jej przechowywania zależy m.in. od daty zatrudnienia pracownika oraz od tego, czy pracodawca złożył odpowiednie dokumenty umożliwiające skrócenie okresu przechowywania dla części dokumentacji.
Firmy, które mają rozproszone archiwum HR, powinny zwrócić uwagę na archiwizację dokumentów kadrowych, ponieważ błędy w tym obszarze mogą utrudnić obsługę pracowników, przygotowanie dokumentacji do kontroli lub późniejsze potwierdzenie historii zatrudnienia.
Dokumentacja księgowa i podatkowa jest jednym z najczęściej kontrolowanych obszarów w firmie. Dotyczy faktur, ksiąg, dowodów księgowych, deklaracji, potwierdzeń płatności, dokumentów kosztowych i materiałów związanych z rozliczeniami.
Najważniejsze jest to, aby dokumenty były:
W przypadku dokumentów finansowych problemem często nie jest samo przechowywanie, ale szybki dostęp do faktur, umów i załączników. Dlatego coraz większe znaczenie ma digitalizacja dokumentów księgowych, która pozwala uporządkować dokumentację finansową i ograniczyć ręczne szukanie akt w segregatorach.
Dokumentacja pracownicza może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej, ale w obu przypadkach musi być odpowiednio zabezpieczona i dostępna przez wymagany okres. Dotyczy to zarówno akt osobowych, jak i pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.
W praktyce wiele firm nadal posiada duże archiwa papierowe, szczególnie jeśli zatrudniały pracowników przed 2019 rokiem. Taka dokumentacja zajmuje miejsce, wymaga porządkowania, a jej udostępnianie bywa czasochłonne.
W działach HR coraz częściej wykorzystywana jest cyfrowa teczka osobowa, która pozwala uporządkować dokumentację pracowniczą i ułatwić dostęp do akt osobom uprawnionym.
Przed przejściem na model cyfrowy warto jednak zadbać o porządkowanie akt osobowych, ponieważ nieuporządkowane, niekompletne lub błędnie opisane dokumenty mogą utrudnić digitalizację i późniejszą pracę w systemie.
Dokumentacja firmowa może być przechowywana w kilku modelach. Wybór zależy od rodzaju dokumentów, skali działalności, liczby lokalizacji, potrzeb dostępu, bezpieczeństwa i kosztów utrzymania archiwum.
Najczęściej stosowane rozwiązania to:
Archiwum papierowe nadal może być potrzebne, zwłaszcza przy dokumentach wymagających zachowania oryginału. Problem pojawia się wtedy, gdy zasób rośnie, zajmuje coraz więcej miejsca i wymaga stałej obsługi administracyjnej.
Zewnętrzne archiwum pozwala odciążyć firmę z przechowywania dokumentów w biurze. Dobrze sprawdza się zwłaszcza wtedy, gdy dokumenty trzeba zachować przez wiele lat, ale nie są potrzebne codziennie. W takim modelu ważne są ewidencja, bezpieczeństwo, sposób udostępniania akt i kontrola nad terminami przechowywania.
Firmy, które chcą uporządkować dokumentację w modelu papierowym lub hybrydowym, mogą korzystać z usługi archiwizacji dokumentów, obejmującej odpowiednie przygotowanie, opisanie i przechowywanie dokumentacji.
Nie każda firma musi od razu przenosić całość dokumentacji do modelu cyfrowego. W wielu organizacjach najlepszym rozwiązaniem jest model mieszany, w którym część dokumentów pozostaje w papierze, część trafia do archiwum zewnętrznego, a część jest dostępna w repozytorium cyfrowym.
Wybór modelu zależy m.in. od tego:
W organizacjach, które chcą ograniczyć liczbę segregatorów i usprawnić dostęp do akt, coraz większe znaczenie ma repozytorium dokumentów w firmie. Takie rozwiązanie pomaga uporządkować umowy, faktury, dokumentację klientów i inne zasoby wykorzystywane przez wiele działów.
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej może znacznie ułatwić dostęp do informacji, ale nie powinno polegać wyłącznie na zapisaniu skanów w przypadkowych folderach. Aby dokumentacja cyfrowa była użyteczna, potrzebne są zasady porządkowania, nazewnictwa, indeksacji, dostępu i archiwizacji.
W praktyce ważne jest, aby dokumenty elektroniczne były:
Samo skanowanie nie zawsze wystarcza. Dopiero cyfrowe archiwum dokumentów pozwala potraktować dokumenty cyfrowe jako uporządkowany zasób, a nie zbiór pojedynczych plików.
Firmy, które chcą przekształcić papierowe dokumenty w uporządkowany zasób cyfrowy, mogą wykorzystać digitalizację dokumentów jako element szerszego procesu zarządzania dokumentacją.
Jednym z częstych problemów w firmach jest brak kontroli nad tym, które dokumenty nadal trzeba przechowywać, a które można już przekazać do brakowania lub niszczenia. W efekcie archiwa rosną, zajmują miejsce i generują koszty, mimo że część dokumentacji nie powinna być już przetwarzana.
Kontrola terminów przechowywania powinna obejmować:
W firmach z dużą liczbą dokumentów pomocna jest polityka retencji dokumentów, ponieważ porządkuje zasady przechowywania, archiwizacji, digitalizacji i niszczenia dokumentacji.
Po upływie wymaganego okresu przechowywania dokumentów firma nie powinna automatycznie zatrzymywać ich bezterminowo. Dalsze przetwarzanie dokumentacji powinno mieć uzasadnienie prawne, organizacyjne lub biznesowe. Jeśli dokumenty nie muszą być już przechowywane, należy rozważyć ich brakowanie i bezpieczne niszczenie.
W praktyce przed usunięciem dokumentów trzeba ustalić:
Nie chodzi wyłącznie o fizyczne usunięcie papieru. Równie ważne jest, aby proces był udokumentowany i uniemożliwiał odtworzenie danych przez osoby nieuprawnione.
W tym obszarze ważne jest brakowanie akt, czyli uporządkowany proces wytypowania dokumentów, których okres przechowywania minął i które mogą zostać usunięte zgodnie z przyjętymi zasadami.
Dokumenty przeznaczone do usunięcia powinny zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich informacji. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i danych zapisanych na nośnikach elektronicznych.
W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe, informacje finansowe, dane pracowników, dokumenty księgowe, dokumentację medyczną lub umowy, szczególnie ważne jest zachowanie kontroli nad całym procesem.
Profesjonalne niszczenie dokumentów pozwala ograniczyć ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych i udokumentować wykonanie usługi.
W firmach, które regularnie przekazują dokumenty do utylizacji, znaczenie ma również protokół niszczenia dokumentów, ponieważ potwierdza, jakie dokumenty zostały przekazane do zniszczenia, kiedy odbył się proces i kto odpowiadał za jego realizację.
Dokumentacja firmowa często zawiera dane osobowe, informacje finansowe, dane kontrahentów, dokumentację kadrową, dokumenty księgowe, korespondencję i informacje poufne. Dlatego sposób przechowywania dokumentów powinien uwzględniać bezpieczeństwo danych.
W praktyce oznacza to konieczność ustalenia:
Przypadkowe przechowywanie dokumentów w otwartych szafach, niestrzeżonych folderach lub prywatnych skrzynkach mailowych zwiększa ryzyko naruszenia bezpieczeństwa. Dotyczy to szczególnie dokumentacji HR, księgowej, medycznej i umów.
W modelu cyfrowym szczególne znaczenie ma cyfrowe archiwum i RODO, ponieważ dokumenty elektroniczne wymagają kontroli uprawnień, historii operacji i zasad bezpiecznego udostępniania.
Pierwszym krokiem jest ustalenie, jakie dokumenty firma posiada i gdzie obecnie są przechowywane. Dopiero później można określić, które z nich powinny zostać w archiwum papierowym, które warto zdigitalizować, które przekazać do archiwum zewnętrznego, a które po upływie terminów można zniszczyć.
Praktyczne uporządkowanie dokumentacji może obejmować:
Jeżeli dokumenty były gromadzone przez wiele lat bez jednolitej struktury, pomocne może być porządkowanie akt. Taki proces pozwala odzyskać kontrolę nad zasobem i przygotować dokumentację do dalszej archiwizacji, digitalizacji lub niszczenia.
W przypadku większych zasobów punktem wyjścia może być również audyt dokumentacji firmowej, który pomaga określić skalę problemu, typy dokumentów, miejsca przechowywania i dalsze działania.
Zewnętrzne przechowywanie dokumentów może być dobrym rozwiązaniem dla firm, które mają duże archiwa papierowe, brakuje im miejsca w biurze, chcą uporządkować ewidencję lub potrzebują bezpiecznego dostępu do dokumentów bez utrzymywania własnego zaplecza archiwalnego.
Takie rozwiązanie może być szczególnie przydatne, gdy:
Decyzję o outsourcingu warto poprzedzić analizą tego, jakie dokumenty firma posiada, jak często z nich korzysta i jakie są wymagania dotyczące bezpieczeństwa. W tym kontekście zewnętrzne archiwum dokumentów może być sposobem na uporządkowanie zasobu bez utrzymywania całej infrastruktury wewnątrz organizacji.
Przechowywanie dokumentacji w firmie wymaga kontroli nad rodzajem dokumentów, terminami, dostępem, bezpieczeństwem i dalszym losem akt po upływie wymaganego okresu. Nie wystarczy odkładać dokumentów do segregatorów lub zapisywać ich w przypadkowych folderach. Firma powinna wiedzieć, co przechowuje, gdzie znajduje się dokumentacja, kto ma do niej dostęp i kiedy można ją bezpiecznie zniszczyć.
Dobrze uporządkowany system przechowywania dokumentów wspiera księgowość, HR, administrację, zarząd i działy operacyjne. Ułatwia przygotowanie do kontroli, ogranicza ryzyko zagubienia akt i pozwala lepiej zarządzać kosztami archiwum.
W zależności od potrzeb organizacji przechowywanie dokumentacji może opierać się na archiwum papierowym, archiwum zewnętrznym, cyfrowym repozytorium lub modelu hybrydowym. Najważniejsze jest to, aby wybrany model był zgodny z obowiązkami firmy, bezpieczny i praktyczny w codziennej pracy.
Okres przechowywania dokumentów firmowych zależy od rodzaju dokumentacji. Dokumenty podatkowe i księgowe najczęściej wymagają przechowywania przez kilka lat, dokumentacja pracownicza może wymagać przechowywania przez 10 albo 50 lat, a dokumentacja medyczna, techniczna lub powypadkowa może podlegać osobnym zasadom. Dlatego firma powinna najpierw podzielić dokumenty na kategorie, a dopiero później przypisać im właściwe okresy przechowywania.
Firma powinna przechowywać przede wszystkim dokumenty potwierdzające zdarzenia gospodarcze, rozliczenia, zatrudnienie, współpracę z kontrahentami i przebieg spraw administracyjnych. Dotyczy to m.in. faktur, ksiąg podatkowych, ksiąg rachunkowych, umów, dokumentów ZUS, akt osobowych, list płac, korespondencji, protokołów, dokumentów reklamacyjnych i dokumentów związanych z kontrolami lub audytami. W uporządkowaniu takiego zasobu pomaga klasyfikacja dokumentów firmowych.
Tak, wiele dokumentów firmowych może być przechowywanych elektronicznie, ale ważne jest zachowanie ich czytelności, integralności, bezpieczeństwa i dostępności. Samo zeskanowanie dokumentów i zapisanie ich w folderze nie zawsze wystarczy. Przy większych zasobach potrzebne są metadane, kontrola dostępu, logiczna struktura i możliwość szybkiego wyszukiwania. W takim modelu szczególne znaczenie ma cyfrowe archiwum dokumentów.
Nie. Digitalizacja dokumentów nie oznacza automatycznie, że papierowe oryginały można od razu zniszczyć. Decyzja zależy od rodzaju dokumentacji, obowiązujących przepisów, terminów przechowywania, procedur firmy i tego, czy dokument musi być nadal przechowywany w oryginale. Przed zniszczeniem dokumentów trzeba sprawdzić, czy mogą zostać przekazane do brakowania albo bezpiecznego niszczenia.
Po upływie okresu przechowywania dokumenty powinny zostać zweryfikowane. Firma powinna sprawdzić, czy dokumenty nie są już potrzebne do kontroli, audytu, sporu, rozliczeń lub innych obowiązków. Jeśli nie ma podstaw do dalszego przechowywania, można przeprowadzić brakowanie akt, a następnie przekazać dokumenty do bezpiecznego niszczenia.
Terminy przechowywania dokumentów najlepiej kontrolować przez ewidencję dokumentacji, przypisanie kategorii dokumentów, określenie okresów retencji i regularny przegląd zasobu. Dzięki temu firma wie, które dokumenty muszą być nadal przechowywane, które można zdigitalizować, które przekazać do archiwum zewnętrznego, a które po weryfikacji mogą zostać zniszczone. W większych organizacjach pomaga w tym polityka retencji dokumentów.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy przede wszystkim od daty zatrudnienia pracownika i rodzaju dokumentów. W wielu przypadkach dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 10 albo 50 lat. Ponieważ zasady różnią się w zależności od okresu zatrudnienia i spełnienia określonych warunków, w firmach zatrudniających pracowników szczególnie ważna jest archiwizacja dokumentów kadrowych.
W przypadku dokumentacji pracowniczej sposób liczenia okresu przechowywania zależy od konkretnej sytuacji, m.in. daty zatrudnienia i zakończenia stosunku pracy. Dla części dokumentacji okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł. Dlatego przed brakowaniem albo digitalizacją akt warto dokładnie ustalić, której grupy pracowników dotyczą dokumenty i jaki okres przechowywania ma do nich zastosowanie.
Tak, zakończenie działalności nie zawsze oznacza koniec obowiązku przechowywania dokumentacji. Część dokumentów musi być dostępna przez wymagany okres także po zamknięciu firmy. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów podatkowych, księgowych i pracowniczych. Przed zakończeniem działalności trzeba więc ustalić, gdzie dokumentacja będzie przechowywana, kto będzie za nią odpowiadał i jak będzie można ją udostępnić w razie potrzeby.
Dokumenty zawierające dane osobowe powinny być przechowywane w sposób ograniczający dostęp osób nieuprawnionych. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. Firma powinna określić, kto może korzystać z dokumentów, gdzie są przechowywane, jak są zabezpieczone, jak wygląda ich udostępnianie i kiedy mogą zostać zniszczone. W przypadku dokumentów elektronicznych ważne jest również zarządzanie uprawnieniami i historią operacji, dlatego istotne jest zarówno cyfrowe archiwum, jak i RODO.
Dokumentacja medyczna podlega osobnym zasadom przechowywania. Co do zasady jest przechowywana przez 20 lat, ale istnieją wyjątki zależne od rodzaju dokumentacji i sytuacji pacjenta. Dlatego placówki medyczne powinny szczególnie uważnie kontrolować terminy, dostęp i bezpieczeństwo akt. Ten obszar obejmuje przechowywanie dokumentacji medycznej.
Dokumentacja powypadkowa również ma własne zasady przechowywania. Pracodawca powinien zachować protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez wymagany okres. W praktyce dokumentacja tego typu powinna być przechowywana w sposób umożliwiający jej szybkie odnalezienie w razie kontroli, sporu lub potrzeby ponownej analizy zdarzenia.
Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym może być bezpieczne, jeśli dokumentacja jest odpowiednio opisana, ewidencjonowana, zabezpieczona i udostępniana według ustalonych zasad. Taki model może pomóc firmie ograniczyć koszty powierzchni biurowej, uporządkować zasób i zachować dostęp do dokumentów bez utrzymywania własnego archiwum. W tym kontekście zewnętrzne archiwum dokumentów może być praktycznym rozwiązaniem dla firm posiadających duże zasoby papierowe.
Dokumenty po okresie przechowywania powinny być niszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich informacji. Dotyczy to szczególnie akt zawierających dane osobowe, dane finansowe, informacje o pracownikach, kontrahentach lub pacjentach. Proces powinien być kontrolowany i udokumentowany, a przy dokumentach wrażliwych ważny jest również protokół niszczenia dokumentów.
Jesteśmy gotowi. Razem z nami sięgnij po inteligentne narzędzia cyfrowej transformacji biznesu
Jesteśmy do Państwa dyspozycji pn–pt od 8:00 do 16:00
Strefa udostępniania akt osobowych 
